Ein Buchhaltungsdatensatz ist jede Art von elektronischem oder gedrucktem Dokument, das Informationen über den Finanzstatus einer natürlichen oder juristischen Person enthält. Datensätze dieses Typs werden verwendet, um detailliertere Buchhaltungsaufzeichnungen zu erstellen, wie z. B. Hauptbücher, Journale und andere Arten von Buchhaltungsbüchern. Die Hauptfunktion dieser Dokumente besteht darin, eine genaue Historie aller Finanztransaktionen in Bezug auf einen bestimmten Zeitraum zu erstellen, einschließlich der erhaltenen Einnahmen sowie der Auszahlungen für relevante Ausgaben. Neben dem Geldverkehr ermöglichen diese Kontenbücher auch die Saldoermittlung zwischen Aktiva und Passiva.
Im Rahmen der Erstellung und Führung von Buchhaltungsbüchern sind eine Reihe von Dokumenten enthalten. Von einem Unternehmen ausgestellte Rechnungen sind eines der grundlegenden Dokumente, die in Büchern und Journalen notiert und verfolgt werden. Die Rechnungen ermöglichen es, potenzielle Einnahmen zu verfolgen, die vom Unternehmen vernünftigerweise erwartet werden können. Durch die Erfassung der Rechnungen und der Rechnungsbeträge in den Buchhaltungsbüchern ist es wesentlich einfacher, Schecks oder andere Zahlungsmittel zu verwenden, die vom Kunden bei Eingang überwiesen und für die Einzahlung auf ein Bankkonto vorbereitet werden.
Rechnungen, die sich auf von einem Unternehmen getätigte Käufe beziehen, sind ebenfalls für die Führung korrekter Buchführungsbücher unerlässlich. Wie bei den von einem Unternehmen ausgestellten Rechnungen müssen die eingegangenen Rechnungen in den Kreditorenbuchhaltungen erfasst werden, um die Erstellung eines Zeitplans für die Ausstellung der Zahlungen für diese Rechnungen zu erleichtern. Der Scheck oder die Zahlungsweise, die verwendet wird, um den Saldo dieser Rechnungen zu begleichen, wird ebenfalls als Buchführungssatz angesehen und wird normalerweise in der Kreditorenbuchhaltung in Verbindung mit der entsprechenden Rechnung vermerkt.
Alle Geldtransaktionen, die mit dem Betrieb des Unternehmens verbunden sind, gelten als Buchhaltungsunterlagen der einen oder anderen Art. Sowohl manuelle als auch elektronische Kopien werden archiviert, was die Überprüfung der Journaleinträge und die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit aller Aufzeichnungen erheblich erleichtert. Wenn die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze befolgt werden, ist es viel einfacher, ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und alle Untergruppen dieser Aufzeichnungen abzurufen, die sich auf Verbindlichkeiten oder Forderungen beziehen.
Aus steuerlichen Gründen ist es oft erforderlich, in irgendeiner Form genaue Buchführungsbücher zu führen. Dies gilt sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Das Versäumnis, Kopien wesentlicher Belege zu führen, kann bei der Einberufung einer Betriebsprüfung oft zu Problemen führen und dazu führen, dass bestimmte Abzüge mangels Dokumentation nicht berücksichtigt werden. Aus diesem Grund verwenden viele Einzelpersonen und Unternehmen Buchhaltungssoftware, um alle Buchungen in Ordnung zu halten und gleichzeitig Kopien von Schecks, Rechnungen und anderen Belegen aufzubewahren, die die Buchungen in den Buchhaltungsbüchern selbst belegen.