Ein Kundenbuch ist ein spezifischer Teil des Hauptbuchs eines Unternehmens, der ausschließlich den Transaktionen des Unternehmens mit seinen Kunden gewidmet ist. Da es endlos verwirrend wäre, alle verschiedenen Geschäftsvorfälle an einem einzigen Buchhaltungsort zusammenzufassen, verwenden Unternehmen separate Hauptbücher, die verschiedenen Aspekten ihres Geschäfts gewidmet sind. Eines dieser Nebenbücher ist das Debitorenbuch, in dem alle Forderungen aufgeführt sind, die ein Unternehmen angehäuft hat. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn Unternehmen Kreditvereinbarungen mit ihren Kunden haben, da solche Vereinbarungen oft zu mehreren Zahlungen für einen einzigen gekauften Artikel führen.
Die Buchhaltung ist eine notwendige Aufgabe für jedes Unternehmen, das effektive Geschäfte machen möchte. Wenn ein Unternehmen nicht alle ein- und ausgehenden Gelder nachverfolgen kann, kann dies dazu führen, dass Geld verloren geht und nicht zurückerlangt wird. Darüber hinaus ist es notwendig, den Überblick über alle Transaktionen zu behalten, die ein Unternehmen unternimmt, wenn es darum geht, Steuern zu zahlen. Da ein Hauptbuch überladen und unübersichtlich werden kann, wenn alle verschiedenen Transaktionen willkürlich aufgenommen werden, sind Ledger für bestimmte Geschäftsbereiche erforderlich. Ein Debitoren-Ledger ist eines dieser spezifischen Ledger.
Es ist notwendig, dass bestimmte Dinge in ein Debitorenbuch aufgenommen werden. Zunächst sollten alle Namen und wichtigen Informationen zu Kunden eines bestimmten Unternehmens enthalten sein. Jeder Kunde sollte seine eigene Seite belegen, auf der alle verschiedenen Transaktionen aufgeführt sind, die zwischen dem Unternehmen und diesem Kunden stattfinden. Transaktionen umfassen alle getätigten Käufe, Kundenretouren und Zahlungen an das jeweilige Unternehmen.
In vielen Fällen möchten Unternehmen möglicherweise noch mehr Details in ihren Kundenbüchern speichern. Dadurch können Verwirrung im Buchhaltungsprozess vermieden werden. Wenn beispielsweise Artikel versendet werden, sollten der Versandauftrag und alle Versandidentifikationsnummern angegeben werden. Seriennummern der gekauften Artikel sollten ebenfalls einen bestimmten Platz im Hauptbuch haben. Kopien der tatsächlichen Rechnungen, die an Kunden gesendet wurden, sind auch nützlich, um bei Unstimmigkeiten nachzuschlagen.
Wenn Unternehmen in der Vergangenheit ein Kundenbuch erstellten, war es oft handschriftlich in einem Abschnitt des Hauptbuchs oder in einem separaten Buch, das zusammen mit Büchern für Kreditoren, Inventar und andere betriebswirtschaftliche Aspekte die gesamte Buchhaltung umfasste. Die moderne Technologie hat die Führung von Hauptbüchern zu einem viel einfacheren Prozess gemacht, da sie heute oft von Computersoftware abgewickelt wird. Dies erfordert, dass Buchhalter einfach Daten über Kunden und deren Einkäufe eingeben. Die Software führt dann alle erforderlichen Berechnungen durch und ordnet alle unterschiedlichen Details zu einem zusammenhängenden Ganzen an.