Kapazitätskosten sind eine Art von Fixkosten, die mit dem laufenden Betrieb eines Unternehmens verbunden sind. Kosten dieser Art schwanken in der Regel von einem Monat zum anderen kaum oder gar nicht, was die Verwaltung dieser Ressourcen im Hinblick auf die Anpassung der Kosten erheblich erleichtert, ohne die Produktion tatsächlich zu beeinträchtigen. Die Reduzierung der Kapazitätskosten ist eine der Möglichkeiten, die Gemeinkosten zu senken und es einem Unternehmen zu ermöglichen, eine höhere Nettorendite aus dem Betrieb zu erzielen, ohne tatsächlich das Produktionsniveau zu gefährden.
Ein Beispiel für Kapazitätskosten ist die Miete für ein Büro oder eine Produktionsstätte. Diese Art von Ausgaben ist in der Regel von Monat zu Monat konstant und kann möglicherweise durch Neuverhandlung der monatlichen Miete mit einem Vermieter oder durch Verlagerung des Betriebs an einen neuen Standort mit niedrigeren Mietgebühren gesenkt werden. Wenn Schritte unternommen werden, um diese speziellen Kosten zu senken, und dies ohne Beeinträchtigung der Effizienz des Produktionsprozesses erreicht werden kann, wird das Unternehmen seinen Gewinn steigern, indem es einfach einen seiner Hauptausgaben senkt.
Es gibt Situationen, in denen die Kapazitätskosten durch die Auslagerung bestimmter Funktionen gesenkt werden können. Ein kleines Unternehmen kann sich beispielsweise dafür entscheiden, Kosten zu senken, indem es einen Vertrag mit einer externen Firma abschließt, die sich um seine IT-Anforderungen kümmert, anstatt einen Vollzeit-IT-Experten auf Gehalt zu behalten. Dadurch werden die Fixkosten eines Gehalts auf Fixkosten für eine monatliche Gebühr für den Outsourcing-Partner reduziert, die in der Regel viel niedriger ist als die Kosten für die Bereitstellung von Leistungen an einen Mitarbeiter. Der gleiche Ansatz kann mit Buchhaltungsfunktionen wie Gehaltsabrechnungs- oder Fakturierungsfunktionen verfolgt werden, so dass das Unternehmen diese Aufgaben dennoch effizient, aber zu reduzierten Kosten verwalten kann.
Ein Merkmal der Kapazitätskosten besteht darin, dass es zwar möglich ist, diese Kosten zu senken und somit die Rentabilität eines Unternehmens zu erhöhen, sie jedoch nicht ohne negative Auswirkungen auf den gesamten Betrieb beseitigt werden können. Dies bedeutet, dass durch die Auslagerung von IT-Funktionen zwar viel Geld gespart werden kann, der Wegfall von IT-Support in jeglicher Form jedoch einen Kapazitätsaufwand reduzieren würde, aber wahrscheinlich zu anderen Problemen führen würde, die sich letztendlich negativ auswirken könnten und die den Unternehmen.
Es gibt einige Meinungsverschiedenheiten darüber, ob Versorgungsunternehmen als Kapazitätskosten eingestuft werden sollten. Eine Denkschule vertritt die Ansicht, dass Versorgungsunternehmen auf diese Weise klassifiziert werden sollten, da sie konstant und für den Betrieb notwendig sind. Andere weisen darauf hin, dass Versorgungsunternehmen oft eher variable Kosten als Fixkosten sind und aus diesem Grund ausgeschlossen werden sollten. Beide Ansätze sind unter Berücksichtigung der Kapazitätskosten praktikabel, solange Versorgungsunternehmen von einer Wirtschaftsperiode zur nächsten konsistent auf die gleiche Weise betrachtet werden.