Die Haushaltsbuchhaltung ist eine Sonderform der Rechnungslegung, die am häufigsten von Gemeinden, Ländern und Bundesgemeinden verwendet wird. Unternehmen des privaten Sektors verwenden Budgets, um ihre Ausgaben zu steuern, aber dies ist nicht dasselbe wie die Haushaltsrechnung. Die staatliche Rechnungslegung verwendet eine Reihe von Mitteln, die das für bestimmte Verwendungen vorgesehene Kapital darstellen. Andere Posten, die in den Fonds gebucht werden, sind Zuteilungen und Belastungen, die genau beschreiben, wie die Landes- oder Bundesbehörde die in jedem Fonds zugewiesenen Gelder ausgeben wird. Ein Fonds wird in der Regel als allgemein gekennzeichnet, um nicht verwendetes Kapital darzustellen.
Die öffentliche Buchführung ist für die meisten Buchhalter oft ein schwierig zu verstehender und zu pflegender Prozess. Dies ist auf den Budgetprozess zurückzuführen, der mit den wenigen Einnahmequellen der Regierungsbehörde verbunden ist, wie z. B. Verkaufs-, Grund- oder Einkommenssteuern. Bei jedem Einkommen, das die Regierungsgemeinde erhält, müssen die Buchhalter die Mittel gemäß dem vorgegebenen Budget verwenden. Die meisten Agenturen oder Gemeinden haben einen Haushaltsrat, der über die Verwendung der Steuereinnahmen entscheidet. Der Haushaltsprozess ist in der Regel ein detaillierter Prozess, der nicht unbedingt von Buchhaltern, sondern von gewählten Beamten der Agentur oder Gemeinde geleitet wird.
In einigen Haushaltsrechnungsformularen kann jede von einem Leitungsorgan vorgenommene Mittelzuweisung einen Fonds darstellen. So können beispielsweise Mittel für Gehaltsabrechnung, Instandhaltung, Polizei und Feuerwehr, Infrastrukturverbesserungen, neue Straßen oder andere Großprojekte festgelegt werden. Angemessene Konten und Mittel stellen einen bestimmten Zweck für das auf dem Konto zugewiesene Geld dar. Für die meisten Regierungsbehörden oder Gemeinden ist es illegal, Mittel, die für eine Verwendung für ein anderes Projekt verwendet werden, auszugeben. So können beispielsweise Gelder für die Straßenreinigung nicht für die Reparatur von Polizeiautos verwendet werden. Bei der Mittelverwendung können die Mittel einer Gemeinde unbegrenzt sein.
Zuteilungen sind die spezifischen Geldbeträge, die eine Regierungsbehörde oder Gemeinde in jeden Fonds im Haushaltsbuchhaltungssystem einzahlt. Zuteilungen erfolgen in der Regel, wenn die Gemeinde Gelder aus Steuereinnahmen erhält. Buchhalter müssen jeden Teil des Geldes herausbrechen und in den spezifischen Fonds einzahlen. Dies ist ein übliches Verfahren für die Erhebung der Umsatzsteuer. Viele Kommunen verwenden die Einnahmen aus der Umsatzsteuer, um für verschiedene Zwecke zu bezahlen. Buchhalter müssen Zuteilungen erstellen, um das verdiente Kapital in jeden Fonds zu buchen.
Eine Belastung ist eine bestimmte Verwendung von Steuereinnahmen, die bezahlt werden können oder nicht, wenn die Gemeinde die Belastung vornimmt. Die meisten Regierungen erhalten nur zu bestimmten Zeiten im Jahr Steuereinnahmen. Eine Belastung ermöglicht es der Behörde oder Gemeinde, Waren über ein Debitoren-, dh Kreditzahlungssystem zu bezahlen. Buchhalter erfassen den Eintrag in das Haushaltsbuchhaltungssystem unter Verwendung einer Belastung. Sobald die Steuereinnahmen eingehen, zahlen Buchhalter die Belastung ab und entfernen sie aus dem Buchhaltungsbuch.