Ein Angebotsformular wird normalerweise von jedem Unternehmen benötigt, das auf ein Ausschreibungsverfahren für Bau- oder Renovierungsprojekte reagiert. Das tatsächliche Layout des Formulars und die erforderlichen Informationen werden von der ausschreibenden Organisation bereitgestellt. Bei Bau- und Renovierungsprojekten ist es üblich, dass die Ausschreibungsantworten Blaupausen, Projektpläne, Kostenkalkulationen, detaillierte Spezifikationen und eine Vielzahl anderer Informationen enthalten. Der Zweck dieses Formulars besteht darin, eine einseitige Zusammenfassung der wesentlichen Informationen im Zusammenhang mit dem Angebot bereitzustellen.
Obwohl die Details variieren können, ist das Angebotsformular in vier Abschnitte unterteilt: Kontaktinformationen des Unternehmens, Projektdetails, Angebotsdetails und wichtige Hinweise. Erfahrene Unternehmen verlangen von den Anbietern, dass sie vor der Einreichung zwei Kopien des Angebotsformulars erstellen. Nach Erhalt der Angebotsantwort werden beide Kopien mit Datum und Uhrzeit des Eingangs gestempelt und von einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter der Bieterfirma unterzeichnet. Eine Kopie wird der Einreichung beigefügt, die andere an den Anbieter zurückgeschickt. Dieses Angebotsformular ist dann Teil des Gesamtpakets und dient als Eingangsnachweis, falls es später zu Streitigkeiten kommen sollte.
Der erste Abschnitt des Angebotsformulars enthält die relevanten Informationen über das einreichende Unternehmen. Dazu gehören der Rechts- und Betriebsname des Unternehmens, die Adresse des Hauptsitzes, die Steuerkontonummer, Haupt- und Nebenkontakte sowie Telefon-, E-Mail- und Faxnummern. Wenn der Staat von allen Bau- oder Renovierungsfirmen Lizenzen oder Genehmigungen verlangt, sollten die Nummern in das Angebotsformular aufgenommen werden. Handelt es sich bei dem Unternehmen um einen Einzelunternehmer oder eine Personengesellschaft, sollten auch die Namen der Eigentümer aufgeführt werden. Bei Kapitalgesellschaften sind diese Angaben nicht erforderlich.
Die Projektdetails sollten die Ausschreibungsnummer, den Namen des ausschreibenden Unternehmens und Kontaktinformationen enthalten. Viele Firmen fügen in diesem Abschnitt die Übersicht oder Synopse des Projekts hinzu, die direkt aus den Ausschreibungsunterlagen kopiert wurden. Der Zweck der Einbeziehung der Synopse besteht darin, das Projekt, für das das Angebot gilt, eindeutig zu identifizieren.
Die Details zum Gebot sind normalerweise der Gesamtwert in Dollar und alle spezifischen Ausschlüsse. Beispielsweise kann ein ausgeschriebenes Projekt zum Entwurf und Bau einer Brücke den Gesamtwert des Projekts in US-Dollar sowie eine Erklärung enthalten, dass die Kosten für die Umweltprüfung und -genehmigung nicht enthalten sind. Diese Informationen sind wesentlicher Bestandteil des Angebots und müssen klar definiert sein.
Wesentliche Hinweise enthalten Informationen, die Bestandteil des Angebots sind, sich jedoch ändern können. Informationen über mögliche Verzögerungen bei der Projektstartzeit aufgrund eines anhaltenden Streiks oder der Nichtverfügbarkeit von Materialien sind normalerweise in diesem Abschnitt enthalten. Diese Bedingungen sind für alle Anbieter gleich, müssen jedoch in der Antwort definiert werden.