Escrow-Buchhaltungsaufzeichnungen und -berichte über Finanztransaktionen in Bezug auf zwei separate Parteien. Escrows werden häufig in der Banken- und Finanzdienstleistungsbranche verwendet. Personen, die Kredite von Banken, Kreditgebern und Finanzinstituten erhalten, hinterlegen ihr Geld normalerweise auf einem Treuhandkonto. Diese Mittel werden freigegeben, nachdem bestimmte Kreditbedingungen erfüllt sind. Buchführungsverfahren trennen Treuhandgelder von anderen Geldern in einem Buchführungsbuch. Keine Partei hat uneingeschränkten Zugriff auf das Geld für Zwecke außerhalb der Treuhandrichtlinien.
Allgemeine und verzinsliche Treuhandkonten sind im Geschäftsumfeld am weitesten verbreitet. Hypothekenfirmen verwenden hauptsächlich allgemeine Treuhandkonten. Käufer legen auf dieses Konto Geld im Zusammenhang mit dem Kauf eines Eigenheims. Die Eigentums- oder Hypothekengesellschaft verlangt von den Käufern, Geld für zukünftige Zahlungen in Bezug auf Hypothekenzinsen, Hausratversicherung und Grundsteuern treuhänderisch zu hinterlegen. Verzinsliche Konten ermöglichen es Managern, Zinsen auf Treuhandgelder zu erheben, die von den an der Finanztransaktion beteiligten Parteien verwendet werden. Allgemeine Treuhandkonten haben diese Funktion nicht.
Die Treuhandrechnungsgleichung lautet: Aktiva gleich Passiva. In der Treuhandbuchhaltung findet sich kein Eigenkapital oder einbehaltene Gewinne. Treuhandbuchhalter haben die treuhänderische Verantwortung, Gelder von beiden Parteien in einer Finanztransaktion zu verarbeiten. Buchhalter müssen das Geld vor Verlusten schützen, die mit der Nichterfüllung ihrer Pflichten bei der Finanztransaktion durch eine der Parteien zusammenhängen können. Finanztransaktionen stellen einzelne Buchungen im Hauptbuch dar. Das Hauptbuch enthält Informationen zu allen treuhänderischen Finanztransaktionen.
Ähnlich wie bei regulären Buchhaltungsverfahren können Hauptbücher in der Treuhandbuchhaltung Nebenbücher oder Journale verwenden, um Finanztransaktionen aufzuzeichnen. Die Journale für Barauszahlungen und Bareingänge sind die am häufigsten verwendeten Journale in der Treuhandbuchhaltung. Das Barauszahlungsjournal enthält Finanztransaktionen im Zusammenhang mit der Zahlung von Treuhandgeldern. Die Auszahlung von Treuhandgeldern erfolgt, wenn eine oder beide Parteien ihre Pflichten in Bezug auf das Treuhandkonto erfüllen. Das Kassenbon-Journal zeichnet alle Geldeingänge für Treuhandzwecke auf. Das Geldeingangsjournal kann detaillierte Informationen bezüglich jeder Partei in der Treuhandtransaktion, die finanzielle Verantwortung jeder Partei und andere sachdienliche Informationen enthalten.
Abstimmungen sind ein wichtiger Bestandteil der Treuhandbuchhaltung. Buchhalter überprüfen wöchentlich oder monatlich Informationen zu einzelnen Treuhandkonten. Jedes Treuhandkonto wird getestet, um sicherzustellen, dass die Geldzu- und -abflüsse die Treuhandgelder ordnungsgemäß berücksichtigen. Differenzen in Treuhandkonten müssen möglicherweise korrigiert werden, um sicherzustellen, dass jede Partei ihren Treuhandpflichten vollständig nachkommt. Treuhandkonten stellen in der Regel schriftliche Erklärungen an jede Partei aus, in denen der aktuelle Status des Treuhandkontos angegeben ist.