Ein Zahlungsplan ist ein Prozess, der hilft zu definieren, wann, wie und in welcher Form Zahlungen für einen bestimmten Einkauf fällig sind. Die Idee hinter der Definition eines solchen Zeitplans besteht darin, sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer zu ermöglichen, angemessene Erwartungen bezüglich der Zahlungen für Waren und Dienstleistungen zu setzen, die im Rahmen der Transaktion geliefert werden. Abhängig von den zwischen den Parteien vereinbarten Bedingungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Zeitplan zu strukturieren, obwohl die meisten Zeitpläne einige grundlegende Elemente enthalten.
Zu den Kernfragen, die im Rahmen eines Zahlungsplans behandelt werden, gehört die Höhe der zu leistenden Zahlung. Dies ist zweifellos eines der wichtigsten Elemente des Prozesses, da der Zahlungsbetrag dem Käufer sagt, was zu zahlen ist und dem Verkäufer, wie viel er beim Empfang erwartet. In Verbindung mit dem Zahlungsbetrag ist auch das Startdatum wichtig, da dieses Datum identifiziert wird, wenn die erste Zahlung fällig ist.
Auch die Festlegung der Zahlungshäufigkeit ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Zahlungsplans. Dies beinhaltet die Feststellung, ob Zahlungen auf wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis oder nach einem anderen für Käufer und Verkäufer akzeptablen regelmäßigen Zeitplan zu leisten sind. In der Regel enthält der Zeitplan auch ein bestimmtes Datum für jede Zahlungsperiode, die als Fälligkeitsdatum für die Verpflichtung gilt. Beispielsweise kann der Zahlungstermin für eine wöchentliche Schuldverschreibung als jeden Freitag festgelegt werden, während der Zahlungstermin für eine monatliche Verpflichtung der 15. eines jeden Monats sein kann, bis die Schuld vollständig beglichen ist.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Zahlungsplan ein sogenanntes rollierendes Datum enthält. Dies ist lediglich ein Mechanismus, der es ermöglicht, das Zahlungsdatum anzupassen, falls das Datum aufgrund von Feiertagen oder anderen Ereignissen auf einen arbeitsfreien Tag fällt. Wenn eine Zahlung beispielsweise am 25. eines jeden Monats fällig ist, kann das Zahlungsdatum im Dezember auf den 26. Dezember angepasst werden, um die Weihnachtsfeiertage zu berücksichtigen.
Eine letzte gemeinsame Komponente eines jeden Zahlungsplans ist das Fälligkeitsdatum oder das Enddatum der Verpflichtung. Dies ist der Tag, an dem die letzte Zahlung fällig ist, um die Schuld vollständig zu begleichen. Abhängig von den Vertragsbedingungen zwischen Käufer und Verkäufer kann dies auch der letzte Termin sein, an dem der Käufer die Schulden ohne zusätzliche Zinsen oder Verzugsgebühren begleichen kann. Unter der Annahme, dass der Verkäufer alle Bedingungen des Zahlungsplans einhält, wird die Schuld am oder vor dem Enddatum vollständig beglichen und die Transaktion gilt als abgeschlossen.