Obwohl die beiden Begriffe manchmal synonym verwendet werden, sind Web- und Videokonferenzen eigentlich zwei unterschiedliche Kommunikationsprodukte. Obwohl beide Produkte Video in irgendeiner Weise nutzen können, hat jedes bestimmte Anwendungen, die sie für bestimmte Situationen ideal geeignet machen. Die für Web- und Videokonferenzen verwendete Technologie unterscheidet sich ebenfalls geringfügig, was bei der Durchführung einer Besprechung mit einem der beiden Produkte berücksichtigt werden sollte.
Videokonferenzen sind ein Tool, das genau das bietet, was der Name impliziert. Typischerweise bietet diese Art von Konferenz den Teilnehmern, die an zwei oder mehr Orten versammelt sind, die Möglichkeit, sich während einer Besprechung zu sehen und zu hören. Diese Art von Echtzeit-Sammlung wird normalerweise durch die Verwendung einer Videokonferenzbrücke erleichtert, die sowohl ein Audiosignal als auch einen Live-Videostream unterstützen kann. Abhängig von der Ausgereiftheit der beteiligten Videogeräte können sowohl der Moderator des Meetings als auch die Teilnehmer den Bildschirm aufteilen, um alle Parteien gleichzeitig zu sehen.
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Web- und Videokonferenzen besteht in der Ausrüstung, die für die Durchführung eines Meetings erforderlich ist. Während einige Unternehmen ihre eigene Videokonferenzausrüstung unterhalten, kann dies ein ziemlich teurer Ansatz sein. Viele Unternehmen nutzen Konferenzräume, die vor Ort verfügbar sind, und führen in der Regel irgendwann vor dem Live-Meeting eine sogenannte Standortzertifizierung durch. Hierbei handelt es sich lediglich um einen Test, bei dem sich der Anbieter der Videokonferenz mit jedem der Konferenzräume verbindet, um sicherzustellen, dass die Ausrüstung sowohl hinsichtlich der Qualität der visuellen Übertragung als auch hinsichtlich der Audio-Klarheit. Dies kann in einer Reihe von Szenarien wichtig sein, z. B. bei einer formellen Aussage oder bei der Durchführung einer Besprechung, bei der die Fähigkeit, Gesichter zu sehen, genauso wichtig ist wie die gesprochenen Worte.
Web-Conferencing ist ein Online-Tool, das den Austausch von Daten sowie Audioübertragungen im Rahmen eines Meetings ermöglicht. Diese Daten können in Form eines Videos vorliegen, können aber auch das Teilen von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen umfassen. Darüber hinaus umfassen Webkonferenzen häufig eine breitere Palette von Tools, mit denen ein Moderator ein Meeting steuern kann. Im Gegensatz zu Videokonferenzen ist in der Regel keine spezielle Ausrüstung erforderlich; an einer Webkonferenz kann mit nahezu jedem Computer mit Internetverbindung und ausreichenden Ressourcen zur Unterstützung der Datenübertragung teilgenommen werden. Webkonferenzen können Audiostreaming über das Web beinhalten oder eine unabhängige Verbindung über eine Telefonleitung verwenden.
Sowohl Web- als auch Videokonferenzen sind praktikable Geschäftstools, die sich ideal für bestimmte Anwendungen eignen. Wenn der visuelle Teil live ist, beispielsweise um Technikern zu helfen, einem Kunden bei der Reparatur eines Maschinenteils von einem entfernten Standort aus zu helfen, ist die Live-Videokonferenz unerlässlich. Gleichzeitig funktioniert eine Webkonferenz gut, wenn eine Präsentation gezeigt wird oder mehrere Personen an entfernten Standorten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Normalerweise gibt es auch einen Kostenunterschied zwischen Web- und Videokonferenzen, wobei die Webkonferenzoption die kostengünstigere Option ist. Dies ändert sich schnell, da die Kosten für Videokonferenzen und die erforderliche Ausrüstung weiter sinken, da neuere Technologien diese Option auch für kleinere Unternehmen ermöglichen.