Das Erstellen einer persönlichen Voicemail-Begrüßung ist sowohl für Ihre privaten als auch für Ihre geschäftlichen Telefonleitungen wichtig. Begrüßungen zeigen Anrufern nicht nur, dass sie die richtige Nummer erreicht haben, sondern geben Ihnen auch die Möglichkeit, wichtige Anweisungen zu geben, die Ihnen helfen, Ihre Voicemails zu optimieren. Die Methode zum Erstellen Ihrer Begrüßung variiert je nach verwendetem Gerät und ob die Telefonnummer aus geschäftlichen oder privaten Gründen verwendet wird.
Der erste Schritt beim Erstellen einer Voicemail-Begrüßung besteht darin, zu entscheiden, was Sie sagen möchten. Das Aufschreiben Ihrer Begrüßung ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie bei der Aufnahme nichts Wichtiges vergessen oder über Ihre Worte stolpern. Bitten Sie nach Möglichkeit eine andere Person, sich Ihre Begrüßung anzuhören, bevor Sie sie aufzeichnen, um sicherzustellen, dass sie klar ist. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Begrüßung klare Anweisungen enthält; andernfalls ist es weniger wahrscheinlich, dass Anrufer eine Nachricht hinterlassen.
Denken Sie bei der Entscheidung für die beste persönliche Voicemail-Begrüßung an Ihren beabsichtigten Hörer. Wenn Sie die Nachricht für ein geschäftliches Telefon aufzeichnen, teilen Sie den Anrufern zunächst mit, dass sie die richtige Nummer erreicht haben, bevor Sie sie bitten, ihre relevanten Informationen wie Name, Telefonnummer und Grund des Anrufs zu hinterlassen. Wenn Sie die Nachricht für Ihre persönliche Telefonnummer aufzeichnen, ist es in Ordnung, ein wenig Spaß zu haben und Ihren unverwechselbaren Stil zu zeigen. Denken Sie daran, dass häufige Anrufer diese Nachricht viele Male hören, und obwohl sie die ersten Male süß sein kann, kann sie nach einer Weile irritierend werden und dazu führen, dass der Anrufer auflegt, ohne eine Nachricht zu hinterlassen.
Halten Sie Ihre persönliche Voicemail-Begrüßung so kurz und prägnant wie möglich, auch wenn Sie ein wenig Kreativität einbringen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Ferngespräche oder Anrufe von anderen Mobilfunknetzen erwarten, da viele Telefongesellschaften minutengenau abrechnen. Denken Sie an Ihre persönlichen Vorlieben, wenn Sie die Voicemail einer anderen Person erreichen, und passen Sie Ihre eigene Begrüßung darauf an.
Wie die eigentliche persönliche Voicemail-Begrüßung aufgezeichnet wird, hängt vom verwendeten Gerätetyp ab. Bei einigen Telefonen ist es erforderlich, eine bestimmte Nummer anzurufen und eine Reihe von Anweisungen zu befolgen, während bei anderen möglicherweise mehrere verschiedene Tasten gedrückt werden müssen, um Ihre Begrüßung aufzuzeichnen. Anweisungen zur richtigen Aufnahmemethode finden Sie im Handbuch Ihres Geräts. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, die Begrüßung aufzuzeichnen, wenden Sie sich an die Kundendienstnummer Ihres Geräts.