Die verschiedenen Arten von Voicemail-Diensten können basierend auf der Hardware, auf der sie ausgeführt werden, den Benutzertypen, für die sie entwickelt wurden, oder den angebotenen Funktionen definiert werden. Voicemail-Dienste können auf normaler Computerhardware eingerichtet werden, und diese Systeme können bei Bedarf sogar Voice-Board-Schaltungen, Schaltgeräte und zusätzliche Telefonbuchsen umfassen. Die andere Möglichkeit zum Einrichten von Voicemail-Diensten umfasst proprietäre Hardware, die von Grund auf neu entwickelt wurde. Verschiedene Dienste verwenden diese beiden Formate, um Privat- und Geschäftsbenutzern über Festnetz und auch Mobiltelefonbenutzern Voicemail bereitzustellen. Einige der Funktionen, die verschiedene Dienste anbieten können, umfassen mehrere Voicemailboxen, eine Reihe von voraufgezeichneten Nachrichten, die nützliche oder aktuelle Informationen liefern können, und die Integration mit E-Mail- oder Faxsystemen.
Es gibt zwei Hauptmethoden zum Einrichten von Voicemail-Diensten. Eine Möglichkeit beinhaltet spezialisierte Software, die auf regulären Computersystemen ausgeführt wird. Einige Drittanbieter verwenden dieses Setup, obwohl es auch bei Unternehmen üblich ist, die ihre eigenen Inhouse-Dienste anbieten. Ein einfaches Beispiel für diese Art von Voicemail-System kann aus einem einzelnen Computer und einer Telefonleitung bestehen, obwohl große Unternehmensversionen Computernetzwerke, mehrere Voicemailboxen und zusätzliche Spezialhardware verwenden. Voice-Board-Schaltungen, zusätzliche Telefonbuchsen und andere Hardware können diesen Systemen hinzugefügt werden, um die verfügbaren Dienste zu erweitern.
Andere Voicemail-Dienste basieren auf proprietärer Hardware, die normalerweise von Fall zu Fall individuell erstellt wird. Einige Unternehmen bauen diese Systeme, um ihre eigenen internen Lösungen anzubieten, obwohl diese Systeme häufiger von Drittanbietern verwendet werden. Voicemail-Dienste, die für Festnetz- und Mobiltelefone zu Hause angeboten werden, verwenden normalerweise dieses Format. Diese Systeme können oft größer und funktionsreicher sein als softwarebasierte Lösungen, die auf normaler Computerhardware ausgeführt werden.
Verschiedene Voicemail-Dienste können auch eine Reihe von Funktionen bieten. Basis-Voicemail für den Heim- oder Mobilfunkgebrauch umfasst normalerweise eine einzelne Mailbox, auf die mit einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) zugegriffen werden kann, obwohl manchmal zusätzliche Mailboxen verfügbar sind. Business Services beinhalten oft ein einziges Hauptpostfach und dann beliebig viele zusätzliche Postfächer für die Mitarbeiter. Einige dieser Unternehmensdienste bieten auch E-Mail- oder Faxfunktionen, wobei in einem Postfach neben Voicemail möglicherweise auch Faxe gespeichert werden können. Eine weitere Variante ist das Frage-und-Antwort- oder Bulletin-Board-Voicemail-System, das Anrufern eine Liste von Informationsnachrichten zur Verfügung stellt, die bei Bedarf abgehört werden können.