Una autorización de devolución de mercancía es la aprobación del vendedor de la mercancía que le permite al comprador enviarla al vendedor para su reparación, reemplazo, crédito o reembolso. Autoriza al cliente a devolver la mercancía, y su número de identificación único escrito en la etiqueta de envío autoriza al departamento de envío y recepción del vendedor a aceptar la entrega del paquete que contiene la devolución. Un elemento básico desde hace mucho tiempo de las transacciones de pedidos por correo, las autorizaciones de devolución de mercancías (RMA), llamadas autorizaciones de devolución de productos (RGA) en algunos mercados, se hizo mucho más común a fines del siglo XX a medida que los minoristas ingresaron cada vez más en el mundo del comercio en línea. Las ventas de larga distancia resultantes hicieron que la entrega y la devolución de la mercancía fueran cada vez más dependientes de los servicios de envío y correo.
En la mayoría de los casos, cuando se venden bienes, el comprador tiene derecho a devolverlos. En la mayoría de los entornos minoristas tradicionales, el minorista tiene una política específica con respecto a las devoluciones de mercancías, generalmente restringiéndolas a un período de tiempo relativamente corto después de la compra y especificando estándares mínimos para la condición de los productos devueltos para reembolso o crédito. El cliente devuelve la mercancía al punto de venta minorista con la documentación de la compra, generalmente un recibo, y la presenta para su devolución. Si las circunstancias son consistentes con la política de devolución del vendedor, el vendedor acepta la mercancía devuelta y emite el reembolso o el crédito. La mercancía generalmente se repone en el inventario del vendedor y se prepara para la venta.
Los compradores de mercancía de pedidos por correo y fuentes en línea generalmente tienen el mismo derecho a devolver la mercancía, pero el proceso presenta un desafío logístico más para el vendedor. En el entorno tradicional, por ejemplo, las devoluciones se manejan una por una y el vendedor las examina en el acto. Todo el papeleo también se maneja en el acto, al igual que el reembolso o el crédito, y la transacción se completa cuando el cliente se retira. Cuando un pedido por correo o un cliente en línea inicia el proceso de devolución, si la solicitud está de acuerdo con la política de devolución del vendedor, se emite una autorización de devolución de mercancía. En muchos casos, por el bien de la eficiencia, así como por la responsabilidad ambiental, la autorización de devolución de la mercancía se incorpora a la etiqueta de envío utilizada para entregar los productos, y luego el cliente puede reutilizar la etiqueta de envío para devolver los productos. De lo contrario, cuando el cliente prepara la etiqueta de envío para la devolución, simplemente escribe el número de autorización de devolución en algún lugar de la etiqueta.
El proceso de devolución a larga distancia es muy similar al proceso en la tienda. La autorización de devolución de la mercancía generalmente captura toda la información que se registraría en la tienda y, a menudo, se imprime en el mismo documento que el vendedor proporciona al cliente como etiqueta de envío, por lo que la información relevante se puede leer o escanear de la etiqueta sin tener que abrir el paquete al recibirlo, facilitando la entrega del paquete de devolución en la ubicación adecuada. Cuando se abre el paquete de devolución, se examina el estado de los productos devueltos y, si es aceptable, se emite el reembolso o el crédito.
Una autorización de devolución de mercancías, entonces, es simplemente la reducción del proceso de devolución a la escritura para facilitar el proceso de devolución de mercancías a larga distancia para su reembolso. El mismo proceso se aplica generalmente al envío de mercancías al vendedor para su reparación o reemplazo. En todos los casos, el proceso de autorización de devolución de la mercancía refleja el proceso que se sigue cuando los clientes llevan la mercancía en mano al establecimiento del vendedor para devolverla.
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