Las propuestas de contrato son documentos preparados por un vendedor o proveedor con la esperanza de asegurar el negocio de un cliente en particular. En muchos casos, estas propuestas se preparan como respuesta a una consulta del cliente potencial. El objetivo final de cualquier propuesta de contrato es establecer una relación contractual entre el proveedor y el cliente que tendrá vigencia durante un período prolongado de tiempo.
Las empresas de todos los tamaños a veces hacen uso de su poder de compra para asegurar tarifas especiales de diferentes vendedores o proveedores. Si bien las grandes corporaciones usan este enfoque de manera rutinaria, las empresas más pequeñas a veces se unen en cooperativas o consorcios para combinar su poder adquisitivo para obtener mejores tarifas. En ambos escenarios, no es inusual que la empresa emita lo que se conoce como RFP, o Solicitud de propuesta, a un número seleccionado de proveedores potenciales. El proveedor que responde con una propuesta de contrato que proporciona el mayor beneficio general para el cliente generalmente asegura el negocio y, con suerte, establece lo que es una relación a largo plazo entre los dos.
Una propuesta de contrato típica incluirá varios tipos importantes de información. Primero, el documento proporcionará precios, basados en las necesidades del cliente. No es inusual que el precio sea inferior al precio estándar publicado proporcionado a los clientes que no tienen el mismo nivel de poder adquisitivo. Muchos proveedores y vendedores también incluyen lo que se conoce como precios por niveles, que es simplemente un cronograma de precios que brinda al cliente descuentos adicionales en los precios si el consumo de sus productos dentro de un período de tiempo determinado excede una cierta cantidad.
Una propuesta de contrato adecuada también detallará el rango de soporte que el proveedor proporcionará al cliente. Esto puede incluir elementos tales como procedimientos de procesamiento de pedidos, garantías sobre la entrega de bienes o servicios dentro de un marco de tiempo específico y procedimientos para procesar devoluciones. Junto con el precio, abordar el alcance de los servicios a menudo puede hacer una gran diferencia en si el intento de asegurar el negocio es exitoso o no.
La duración de la propuesta de contrato también es importante. La identificación de una fecha de inicio y finalización específica permite al cliente comprender cuánto tiempo estará vigente el compromiso. La inclusión de situaciones que podrían permitir que cada parte anule el contrato también ayuda a proteger los derechos y responsabilidades tanto del vendedor como del proveedor. Muchos formatos de propuesta de contrato también incluyen disposiciones que hacen posible extender automáticamente el contrato, si ambas partes están de acuerdo con esta opción.
No hay una sola forma correcta de preparar una propuesta de contrato. El formato final depende en gran medida de determinar qué es probable que atraiga al cliente y gane el negocio. Si bien el uso de una solicitud de propuesta como una hoja de ruta para preparar la propuesta es siempre la mejor opción, las situaciones en las que no se proporcionan pautas de la propuesta hacen que sea necesario que los proveedores investiguen la naturaleza y las necesidades del cliente con gran detalle. Idealmente, la investigación permitirá que el proveedor prepare y presente una propuesta de contrato que resuene con el cliente y permita establecer una relación a largo plazo que sea mutuamente beneficiosa.
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