Un libro mayor de clientes es una parte específica del libro mayor general de una empresa dedicado por completo a las transacciones de la empresa con sus clientes. Dado que poner todas las diversas transacciones comerciales en una ubicación de contabilidad sería infinitamente confuso, las compañías usan libros contables separados dedicados a diferentes aspectos de sus negocios. Uno de estos libros auxiliares es el libro de clientes, que detalla todas las cuentas por cobrar que una empresa ha acumulado. Esto es especialmente necesario cuando las compañías tienen acuerdos de crédito con sus clientes, ya que tales acuerdos a menudo conducen a pagos múltiples por un solo artículo comprado.
La contabilidad es una tarea necesaria para cualquier empresa que desee hacer negocios efectivos. Si una empresa no puede realizar un seguimiento de todo el dinero que entra y sale, puede provocar que el dinero se pierda y no se recupere. Además, es necesario realizar un seguimiento de todas las transacciones que realiza una empresa cuando llega el momento de pagar impuestos. Dado que un libro mayor puede ser demasiado pesado y confuso si se incluyen todas las diferentes transacciones de manera casual, son necesarios libros dedicados a ramas comerciales específicas. Un libro mayor de clientes es uno de estos libros específicos.
Es necesario que ciertas cosas se incluyan en un libro mayor de clientes. Primero, deben incluirse todos los nombres e información importante sobre los clientes de una compañía específica. Cada cliente debe ocupar su propia página, que debe detallar todas las diferentes transacciones que ocurren entre la empresa y ese cliente. Las transacciones incluyen las compras realizadas, las devoluciones de los clientes y los pagos realizados a la empresa en cuestión.
En muchos casos, las empresas pueden querer mantener aún más detalles en sus libros de contabilidad de clientes. Hacerlo puede evitar cualquier confusión en el proceso de contabilidad. Por ejemplo, si se envían artículos, se debe incluir el pedido de envío y cualquier número de identificación de envío. Los números de serie de los artículos que se compran también deben tener un lugar específico en el libro mayor. Las copias de las facturas reales que se enviaron a los clientes también son útiles para consultar si surgen discrepancias.
Cuando las compañías compilaron un libro mayor de clientes en el pasado, a menudo estaba a mano en una sección del libro mayor o en un libro separado que, combinado con libros dedicados a cuentas por pagar, inventario y otros aspectos comerciales, abarcaba toda la contabilidad. La tecnología moderna ha hecho que el mantenimiento del libro mayor sea un proceso mucho más fácil, ya que a menudo se maneja ahora mediante software. Esto requiere que los contadores simplemente ingresen datos relacionados con los clientes y sus compras. El software realiza los cálculos necesarios y organiza todos los detalles dispares en un todo coherente.
Inteligente de activos.