Los mejores recibos de dep?sito comerciales cumplen con los requisitos b?sicos del banco y cumplen adecuadamente las funciones secundarias de este importante documento comercial. Los comprobantes de dep?sito generalmente se solicitan a trav?s del banco y, por lo tanto, tendr?n la codificaci?n requerida. Las funciones secundarias incluyen trazabilidad, precisi?n y comunicaci?n de transacciones. Todos estos factores funcionan juntos para documentar una transacci?n de modo que sea posible una contabilidad precisa. Adem?s, se debe minimizar el riesgo de robo interno o externo.
Si varias personas realizan dep?sitos en m?ltiples ubicaciones, la trazabilidad es una preocupaci?n. Los mejores recibos de dep?sito comerciales tendr?n un medio de localizar qui?n hizo el dep?sito, cu?ndo y d?nde. Esto se puede lograr mediante una l?nea especial en el recibo firmado por el depositante. M?ltiples boletas de dep?sito de carbono son ?tiles para aumentar la trazabilidad, con copias guardadas por el depositante y el supervisor, y enviadas al banco.
La precisi?n es un factor importante en la elecci?n de los mejores recibos de dep?sito comerciales porque los datos incorrectos pueden dar lugar a sobregiros y comisiones bancarias o inexactitudes en las cuentas de los clientes. Para aumentar la precisi?n, las empresas pueden optar por utilizar comprobantes de dep?sito generados por computadora. Si los recibos de dep?sito deben completarse a mano, debe haber espacio suficiente para que se enumeren todos los cheques y las l?neas para cada denominaci?n de billetes se registren por separado. Se debe exigir a los empleados que escriban cuidadosamente en todos los recibos de dep?sito.
La comunicaci?n de transacciones puede ser obvia en una peque?a empresa, pero no tanto en una empresa muy grande. Los tenedores de libros necesitan saber cu?ndo los dep?sitos son reconocidos por el banco, qu? cuenta debe acreditarse con el dep?sito y la forma del dep?sito. Las operaciones dispersas pueden resultar en que varias personas manejen el dep?sito. Por lo tanto, no solo pueden ser importantes varias copias de los recibos de dep?sito comerciales, sino que tambi?n se debe mantener un registro de dep?sito similar a un registro de cheques.
Una empresa necesita hacer varias determinaciones para minimizar el riesgo de robo. Se debe conocer el tama?o de la transacci?n comercial t?pica y la cantidad de efectivo en comparaci?n con otros medios de pago. Otros datos que se deben recopilar son si el negocio utiliza comprobantes hechos a mano o generados por computadora, la frecuencia de los dep?sitos realizados durante el horario bancario en comparaci?n con el uso de gotas nocturnas, y si los dep?sitos ser?n realizados por varias personas o por el mismo o dos personas. Cuanto mayor sea la transacci?n en efectivo, mayor ser? el uso de las gotas nocturnas y el dep?sito repetido por la misma persona aumenta la posibilidad de robo por parte de agentes externos y empleados. Las bolsas de dep?sito de pl?stico desechables con m?ltiples hojas de dep?sito comerciales de carbono ayudan a disuadir el robo nocturno de dep?sitos.
Los mejores recibos de dep?sito comerciales incorporar?n los factores anteriores, seg?n corresponda. Pueden variar en tama?o desde la hoja de corte de tama?o billetera hasta un informe de varias p?ginas generado por el software de contabilidad. En todos los casos, deben ser l?gicos, ordenados y f?ciles de entender por todos los usuarios. Los comprobantes de dep?sitos comerciales, aunque no sean vistos por los clientes, tambi?n deben transmitir una apariencia profesional.
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