Il termine approvvigionamento di stampa viene utilizzato per descrivere il processo utilizzato per gestire la stampa e i relativi costi di stampa. Molte grandi aziende spendono una notevole quantità di denaro e tempo per il personale a organizzare grandi lavori di stampa o alla fornitura di servizi di stampa all’interno dell’organizzazione. Lo scopo dell’approvvigionamento di stampa è di gestire questi costi attraverso l’implementazione di una serie di concetti di approvvigionamento strategico.
Il concetto principale nell’approvvigionamento strategico è che attraverso una pianificazione avanzata e attività di acquisto consolidate, un’organizzazione può ottenere significativi risparmi sui costi. Oltre all’effettiva riduzione delle spese, questi processi possono portare a una gestione aziendale più efficiente e quindi a una maggiore redditività.
Nella maggior parte delle grandi organizzazioni, ogni dipartimento è tenuto a presentare un budget annuale delle proprie spese per l’anno. Nell’approvvigionamento di stampa, le informazioni relative alle spese di stampa vengono passate al reparto approvvigionamento. Il responsabile degli appalti è responsabile della revisione delle informazioni e della determinazione di eventuali opportunità per gli appalti strategici.
Un esempio comunemente usato negli acquisti di stampa è la stampa di brochure. Molte aziende consentono ai dipartimenti di trovare la propria stampante, negoziare un prezzo in base al loro volume e selezionare il tipo di brochure che desiderano. Negli appalti stampati, i contratti vengono negoziati e firmati con un breve elenco di fornitori, in base al volume di attività previsto per l’anno. Tutti i reparti beneficiano di un prezzo inferiore per pagina, nonché dei risparmi in termini di tempo per il personale nella ricerca di più fornitori e nella richiesta di preventivi.
Questo tipo di acquisti strategici funziona meglio in un’organizzazione impegnata nella riduzione dei costi. Problemi relativi alle date di consegna, decisione se la partecipazione è obbligatoria o volontaria e problemi di servizio al cliente devono essere risolti internamente. Parla con gli utenti aziendali per determinare i loro requisiti esatti e, se possibile, trovare elementi comuni.
L’acquisto di gruppo è il processo di combinazione dei requisiti di risorse totali per diversi dipartimenti e creazione di un ordine o contratto di acquisto. I dipartimenti possono essere fisicamente situati in diversi edifici, con i requisiti del prodotto, purché tutti questi prodotti siano inclusi nel contratto originale. Questa pratica è sempre più comune nelle aziende governative e del settore pubblico, dove è possibile acquistare lo stesso tipo di articolo per diverse istituzioni o dipartimenti.
Il costo amministrativo è il costo per l’organizzazione per l’intero ciclo di approvvigionamento da pagare. Ciò include gli stipendi e i costi di supporto per il personale addetto agli acquisti, elaborazione delle fatture, controllo della produzione e risoluzione delle richieste del fornitore. Le organizzazioni che combinano la quantità totale richiesta per un determinato periodo di tempo sono in grado di ottenere prezzi più bassi, in base a un livello specifico di ordinazione. Prezzi all’ingrosso e negoziazione sono molto importanti quando si completano i progetti di approvvigionamento di stampa. Le trattative su prezzi e servizi vengono generalmente completate dal direttore degli acquisti o dall’agente senior per gli acquisti.