Die automatisierte Post ist ein Business-Tool, mit dem große Postmengen relativ einfach verarbeitet werden können. Einige Unternehmen nutzen Ausrüstung und Personal für die Postbearbeitung in diesem Umfang, während andere diese Funktionen an Anbieter auslagern, die sich speziell auf die Abwicklung von Direktmailing-Kampagnen, die regelmäßige Verteilung von Postsendungen an Kunden und andere laufende Projekte konzentrieren. Der Sinn der automatisierten Post besteht darin, die Post schnell und effizient zu verarbeiten, wodurch die mit der Erstellung und Verteilung jeder Einheit verbundenen Kosten reduziert werden.
Ein Beispiel für den Einsatz automatisierter Post ist die Erstellung und Durchführung einer Direktmailing-Kampagne. Um den Versand großer Mengen von Werbeartikeln wie Briefen oder Postkarten zu beschleunigen, verwendet der Absender häufig elektronische Verfahren, um die Stücke zu adressieren, zu sortieren und anderweitig für den Versand vorzubereiten. Dazu gehören das Scannen von Postsendungen, das Erstellen von begleitenden Fax- und E-Mail-Nachrichten im Rahmen der Kampagne sowie die Verteilung dieser elektronischen Formate zusammen mit den Direktmailings.
Computersoftware wird verwendet, um Adressetiketten zu erstellen oder Empfängernamen und -adressen auf die Stücke selbst zu drucken. Sortiermaschinen ermöglichen es, die Sendungen nach Postleitzahlen zu trennen, was wiederum die Nutzung der Massenposttarife erleichtert. Viele automatisierte Poststrategien verwenden auch Laserdrucktechnologie, um im Rahmen des Sortierprozesses die entsprechende Menge an Porto aufzubringen, sodass die Stücke in relativ kurzer Zeit versandfertig sind.
Der Vorteil automatisierter Postsendungen besteht darin, dass es möglich ist, Zehntausende von Postsendungen in einem Bruchteil der Zeit vorzubereiten und zu versenden, die für die manuelle Vorbereitung derselben Poststücke erforderlich wäre. Je nach Art der Postsendungen könnte ein Unternehmen mit automatisierten Tools mehr Sendungen in einer Stunde verarbeiten, als ein Team von zehn bis fünfzehn Personen in mehreren Arbeitstagen bearbeiten könnte. Dies führt zu erheblichen Einsparungen für das Unternehmen und setzt wertvolle Personalressourcen frei, um sich auf andere wichtige Aspekte des Betriebs zu konzentrieren.
Während einige Unternehmen ihre eigene Postsortieranlage im eigenen Haus einrichten, entscheiden sich andere dafür, automatisierte Postdienste zu nutzen, um ihre Direktmailing-Kampagnen und andere Massensendungen abzuwickeln. Viele dieser Unternehmen führen Listen für ihre Kunden sowie Nachweise von Dokumenten, die für frühere Kampagnen erstellt wurden. Dadurch ist es dem Kunden möglich, mit relativ geringem Aufwand schnell eine neue Direct-Mail-Kampagne mit Elementen aus früheren Massenmailings zusammenzustellen. Da viele dieser Dienste eine Stückpauschale berechnen, die Druck, Korrektur, Adressierung, Frankierung und sogar die Zustellung an die Post beinhaltet, ist es sehr einfach, die Kosten für das Mailing-Projekt in wenigen Minuten zu berechnen.
Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines automatisierten Postdienstes besteht darin, dass viele Mengenrabatte anbieten. Wenn der Kunde mehrere Exemplare desselben Stücks versenden möchte, sinkt der Preis pro Sendung. So können Unternehmen ihre Kosten für Direktwerbung oder sogar den laufenden Versand von Postsendungen an Bestandskunden weiter verfeinern.