Die Beschaffungsplanung ist der Prozess, mit dem Unternehmen oder Institutionen die Einkaufsaktivitäten für einen bestimmten Zeitraum planen. Dies wird in der Regel während des Budgetierungsprozesses abgeschlossen. Jedes Jahr müssen die Abteilungen Budgets für Personal, Ausgaben und Einkäufe anfordern. Dies ist der erste Schritt im Beschaffungsplanungsprozess.
Die Budgets aller Abteilungen werden dann überprüft, und in einer Organisation, die sich der Beschaffungsplanung verschrieben hat, verbringen die Buchhalter die Zeit, um gemeinsame Einkaufsanforderungen zu finden. Basierend auf den vorgelegten Budgets können sie Abteilungen anweisen, mit dem zentralen Einkauf zusammenzuarbeiten, um ihre geplanten Ausgaben für bestimmte Waren zu bündeln. Dieser Prozess funktioniert am besten in einer Organisation, die sich der Kostensenkung verschrieben hat. Probleme im Zusammenhang mit Lieferterminen, Vertragseinhaltung und Kundendienstproblemen müssen intern gelöst werden, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird.
Das Hauptkonzept der Beschaffung besteht darin, dass fortschrittliche Planung, Terminplanung und Gruppeneinkauf zu Kosteneinsparungen, einem effizienteren Geschäftsbetrieb und damit einer höheren Rentabilität führen. Vier Schritte bilden die Grundlage der Beschaffungsplanung: Gruppeneinkauf, Just-in-Time-Lieferung, ausgehandelte Mengenpreise und reduzierter Verwaltungsaufwand.
Der Gruppeneinkauf ist der Prozess, bei dem der gesamte Ressourcenbedarf für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung erstellt wird. Die Abteilungen können sich physisch in einer Reihe von Gebäuden befinden, wobei die Liefertermine, Mengen und Konditionen in der Bestellung aufgeführt sind. Diese Praxis wird immer häufiger in staatlichen und öffentlichen Unternehmen eingesetzt, in denen derselbe Artikel für eine Reihe verschiedener Institutionen gekauft werden kann.
Die Just-in-Time-Lieferung ist ein zentraler Bestandteil der Beschaffungsplanung. Bei diesem Modell werden die Lagerkosten vom Lieferanten getragen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die eingekauften Materialmengen zu den angegebenen Terminen und Zeiten lieferbereit und lieferbereit sind. Diese Art der Lieferanforderung wird normalerweise mit Gruppenkäufen kombiniert, um die Lagerkosten niedrig zu halten.
Mengenpreise und Verhandlungen sind sehr wichtig, wenn Sie die Beschaffungsplanung abschließen. Unternehmen, die die für einen bestimmten Zeitraum erforderliche Gesamtmenge kombinieren, können basierend auf einer bestimmten Bestellmenge niedrigere Preise erzielen. Verhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder Senior Buying Agent abgeschlossen.
Verwaltungsgemeinkosten sind die Kosten, die der Organisation für den gesamten Beschaffungs-zu-Zahlungs-Zyklus entstehen. Dazu gehören die Gehälter und Supportkosten für die Beschaffungsmitarbeiter, die Rechnungsbearbeitung, die Scheckproduktion und die Klärung von Lieferantenanfragen. Ein organisierter, gesteuerter Prozess eliminiert einen erheblichen Teil dieser Kosten, da sie für jede Ware nur einmal anfallen.