Bestandsabweichungen sind ein häufiges Geschäftsereignis, bei dem die Bestandsmenge in einem Geschäft geringer ist als in den Aufzeichnungen angegeben. Die einfachste Möglichkeit, Bestandsabweichungen zu ermitteln, besteht darin, dass jemand den gesamten Bestand des Geschäfts scannt und den tatsächlichen Bestand mit den Bestandsaufzeichnungen vergleicht. Nachdem eine Abweichung entdeckt wurde, können Manager diese ignorieren oder proaktiv bei der Begrenzung zukünftiger Abweichungen vorgehen. Ursachen für diese Abweichung können externer oder interner Diebstahl, Verlust von Gegenständen oder Zerstörung und Nichterfassung von Gegenständen sein. Geschäfte tendieren dazu, eine Abweichung von 2 Prozent oder weniger anzustreben, und höhere Zahlen können zu einem Problem werden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Bestandsabweichungen zu ermitteln, aber die häufigste Methode besteht darin, dass ein Mitarbeiter alle Artikel im Geschäft oder in einer bestimmten Abteilung scannt, beispielsweise Herrenschuhe in einem Schuhgeschäft. Nachdem ein Mitarbeiter das Inventar gescannt hat, vergleicht ein Manager normalerweise die gescannten Werte mit den Inventarwerten, die in der Datenbank des Unternehmens aufgezeichnet sind. Zeigt die Datenbank einen anderen Betrag an, liegt eine Abweichung vor. Die Abweichung kann höher sein als die Datenbankmenge, dies ist jedoch selten und in der Regel nicht schwerwiegend.
Wenn eine Bestandsabweichung festgestellt wird, können Manager entscheiden, wie sie die Situation angehen. Einige Manager betrachten dies möglicherweise als vorübergehendes Ereignis und glauben, dass der Versuch, die Varianz zu reduzieren, nur eine vergebliche Anstrengung wäre. Andere Manager können Aufzeichnungen und Videos durchgehen, um zu sehen, warum die Abweichung aufgetreten ist, und sie können Regeln und Richtlinien festlegen, um zu versuchen, die Abweichung zu verringern. Die meisten Geschäfte haben Richtlinien, die besagen, dass Manager Abweichungen an das obere Management melden und daran arbeiten müssen, sie zu beheben.
Die Gründe für Bestandsabweichungen sind vielfältig, aber es gibt einige häufige Ursachen. Diebstahl ist einer der häufigsten und bösartigsten, und es kann entweder interner oder externer Diebstahl sein, der eine Abweichung verursacht. Eine andere Möglichkeit ist, dass die Gegenstände einfach verloren gehen und nach einigem Suchen gefunden werden können. Wenn Produkte vernichtet werden müssen, weil Produktionsfehler vorliegen oder jemand gebrauchte Ware zurücksendet, kann es zu Abweichungen kommen, wenn die Vernichtung nicht erfasst wird.
Bestandsabweichungen können Gewinne vernichten, daher streben die meisten Unternehmen einen geringen Abweichungsprozentsatz an. Das gemeinsame Ziel für die meisten Unternehmen sind 2 Prozent, aber einige versuchen es mit 1 Prozent oder weniger. Wenn die Abweichung viel höher ist, z. B. 5 oder 10 Prozent, kann dies ernsthafte Bedenken aufwerfen und diese Geschäfte müssen möglicherweise geschlossen werden.