Die BPO-Datenerfassung ist ein Geschäftsprozess, bei dem ein Unternehmen bestimmte Datenerfassungsaufgaben an ein anderes auslagert. Bei der Dateneingabe werden unter anderem wichtige Fakten aus dichten Dokumenten extrahiert, Datenbanken erstellt und aktualisiert und Zahlen in praktikable Statistiken umgewandelt. Für Unternehmen ist es oft einfacher, einige, wenn nicht sogar alle dieser Aufgaben an externe Unternehmen zu übertragen, die sich auf die Datenerfassung spezialisiert haben. Das spart dem Quellunternehmen Zeit und Geld und kann sich ganz auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.
Der Begriff BPO oder Business Process Outsourcing umfasst ein breites Spektrum unterschiedlicher Tätigkeiten. Unternehmen entscheiden sich oft für den Einsatz von BPO, wenn ihre Kundenliste wächst, wenn sie expandieren möchten oder einfach nur kostengünstigere Möglichkeiten für die Durchführung des Tagesgeschäfts erkunden möchten. BPO umfasst in der Regel viel mehr als nur das Outsourcing der Dateneingabe. Alles, von der Personalbesetzung im Kundendienst-Callcenter bis hin zur Web-Datenanalyse und Internet-Traffic-Management, kann von einem dedizierten BPO-Team erledigt werden.
Meistens konzentrieren sich die Unternehmen, die die BPO-Dateneingabe durchführen, ausschließlich auf Business-Outsourcing-Dienste. Solche Unternehmen vermarkten sich oft als Outsourcing-Spezialisten und verarbeiten häufig die Daten mehrerer Kunden gleichzeitig. Sie sind in der Regel mit einer Reihe von geschulten Spezialisten besetzt, die rund um die Uhr arbeiten können, um die vertraglich vereinbarten Ergebnisse zu liefern.
Bei der BPO-Dateneingabe dreht sich die Arbeit normalerweise darum, Daten in einer Form aufzunehmen und in eine andere zu konvertieren. Die Dateneingabe kann so einfach sein wie die Umwandlung einer aufgezeichneten Besprechung in ein schriftliches Transkript oder so komplex wie die Eingabe von Daten aus unterschiedlichen Formularen und Berichten in lesbares, durchsuchbares Material in einer Website-Datenbank. Diese Art von Dienstleistungen sind für Unternehmen notwendig, um zu wachsen, sich zu verändern und relevant zu bleiben, sind jedoch oft unglaublich zeitintensiv.
Spezialisten verwenden eine Reihe von BPO-Strategien und BPO-Techniken, um die ordnungsgemäße Umsetzung ihrer Outsourcing-Aufgaben zur Dateneingabe sicherzustellen. Digitale Scanner und softwarebasierte Worterkennungstools werden häufig verwendet. Ein Großteil der Arbeit ist auch manuell. Die Arbeit in der Dateneingabe erfordert normalerweise viel Lesen, erneutes Tippen und Neuformatieren, wobei Genauigkeit entscheidend ist.
Viele Unternehmen werden die BPO-Dateneingabe als Teil eines größeren Dienstleistungspakets beauftragen. Die Dateneingabe erfolgt oft in Verbindung mit anderen laufenden Datenanalyseaufgaben. Je nach Service kann die BPO-Datenerfassung manchmal auch projektbezogen beauftragt werden.
Ein Unternehmen wie eine Anwaltskanzlei, das nur die Daten einer bestimmten Fallakte neu verpackt benötigt, kann einen BPO-Systemanbieter für die begrenzte BPO-Dateneingabe beauftragen. Ebenso könnte ein Unternehmen, das seine Geschäftsberichte digitalisieren oder sein Unternehmensverzeichnis leichter zugänglich machen möchte, diese Projekte einzeln auslagern, anstatt sie einem Angestellten zu übertragen. Die Nutzung von BPO-Dateneingabediensten ist oft kostengünstiger, als einen bestehenden Mitarbeiter für die gleiche Arbeit selbst zu bezahlen.
Es gibt heute keinen Mangel an BPO-Dateneingabeunternehmen. Sie befinden sich auf der ganzen Welt, ihre Mitarbeiter sind jedoch nicht immer dort, wo sich der Hauptsitz des Unternehmens befindet. Viele Dateneingabespezialisten arbeiten aus der Ferne oder in Offshore-Büros. Jedes Unternehmen, das eine BPO-Dateneingabe in Betracht zieht, sollte sich vor dem Versand von Informationen bei den Dienstleistern mit besonderer Sorgfalt auf deren Datensicherheitsmaßnahmen informieren. Dies gilt insbesondere für sensible Unternehmens- oder Kundeninformationen.