Die Abteilung Corporate Travel Management (CTM) eines Unternehmens verwaltet alle Aspekte der Reisearrangements der Mitarbeiter des Unternehmens. Verträge mit Reisepartnern, wie zum Beispiel Hotelketten, werden von der Corporate Travel Management Gruppe abgewickelt, und die Mitarbeiter müssen Dienstreisen über das Travel Management abwickeln. Große Unternehmen haben Abteilungen für das Geschäftsreisemanagement, während kleinere Unternehmen dazu neigen, Reisebüros zu beschäftigen, um einige der gleichen Dienstleistungen anzubieten.
Richtlinien für Geschäftsreisen werden in der Regel von der Travel Management Group in Zusammenarbeit mit den Personal- und Finanzabteilungen formuliert. Große Unternehmen haben ein jährliches Budget für Reisekosten und der Reisekonzern muss sicherstellen, dass die Gesamtkosten der Mitarbeiterreisen das Jahresbudget nicht überschreiten. Einige Reisegruppen weisen jedem Unternehmensbereich ein Reisebudget zu, und die Abteilungsleiter sind für die Reiseplanung ihrer eigenen Mitarbeiter verantwortlich.
Eine Corporate Travel Management-Gruppe stellt normalerweise Verbindungen zu Unternehmen her, die den Mitarbeitern während Geschäftsreisen Transport und Unterkunft zur Verfügung stellen können. Große Unternehmen schließen Verträge mit mehreren Hotelketten ab, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Partnerhotels finden können, unabhängig davon, wohin sie geschäftlich reisen müssen. Unternehmen erhalten normalerweise einen erheblichen Rabatt für Gruppenbuchungen und erhalten ermäßigte Preise für die Vereinbarung einer Zusammenarbeit mit bestimmten Hotelketten und Fluggesellschaften. Diese Rabatte sind davon abhängig, dass der Firmenreisekonzern mit jedem Partnerunternehmen ein gewisses Maß an Geschäft abschließt. Hotels und Fluggesellschaften können die Rabatte einstellen, wenn Unternehmen seltener buchen als ursprünglich vereinbart.
Mitarbeiter, die über Nacht reisen müssen, werden in der Regel die Ausgaben für Mahlzeiten, Wäsche und chemische Reinigung erstattet. Die Unternehmensleitung führt Recherchen durch, um die Kosten für Mahlzeiten und andere Dienstleistungen in verschiedenen geografischen Regionen zu ermitteln, und verwendet diese Informationen, um tägliche Ausgabengrenzen für die Mitarbeiter festzulegen. Unternehmen erstatten nur Ausgaben, die das Limit nicht überschreiten, obwohl es den Mitarbeitern freisteht, über das Tageslimit hinaus auszugeben, wenn sie eigene Mittel verwenden. Einige Firmenreisemanagement-Gruppen stellen Mitarbeitern Firmenkreditkarten zur Verfügung, die es Mitarbeitern ermöglichen, Ausgaben direkt dem Unternehmen zu belasten, anstatt Erstattungsanträge einzureichen.
Wenn die jährlichen Ausgaben das angegebene Budget überschreiten, ist die Corporate Travel Management Group dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter des Unternehmens Reisepläne für den Rest des Jahres ändern oder stornieren. Viele Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie Besprechungen über Telefonkonferenzen abhalten, um Kosten zu sparen. Reisebudgets werden jährlich überprüft und können erhöht werden, um steigenden Preisen Rechnung zu tragen, aber die meisten Unternehmen betrachten Reisekosten als kontrollierbaren Aufwand und neigen dazu, Reisebudgets auf ein Minimum zu beschränken.