Der Begriff Arbeitgebercode bezieht sich oft auf eine Steueridentifikationsnummer, die einer Unternehmensorganisation oder einem Unternehmen zugewiesen ist. Diese Nummer wird normalerweise verwendet, um das Unternehmen auf seinen Steuerformularen zu identifizieren, und wird Mitarbeitern normalerweise auf Dokumenten zur Verfügung gestellt, die sie zur Einreichung ihrer eigenen Steuern verwenden. Dies ist jedoch nicht die einzige Art des Arbeitgebercodes. In einigen Fällen ist dieser Kodex eine Verhaltensrichtlinie, an die sich jeder in einem Unternehmen halten muss, oder eine Richtlinie, die ein Arbeitgeber befolgen muss. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen Verhaltenskodex haben, der Richtlinien gegen Diskriminierung und andere Verhaltensweisen enthält.
In vielen Rechtsordnungen gibt es Gesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Steuerformulare und andere Dokumente in Bezug auf die Beschäftigung anderer einzureichen. Da es in einer Gerichtsbarkeit eine Vielzahl von Unternehmen geben kann, kann es schwierig sein, sie alle namentlich zu verfolgen. Stattdessen weisen einige Steuerbehörden Unternehmen, die andere beschäftigen, sowie einigen anderen Arten von Unternehmen, die keine Mitarbeiter beschäftigen, Arbeitgebercodes zu. Diese Nummer wird verwendet, um das Steuerkonto eines Unternehmens zu identifizieren und ist normalerweise in steuerrelevanten Dokumenten enthalten, die den Mitarbeitern ausgehändigt werden. Manchmal ist diese Art von Code sogar auf Gehaltsabrechnungs-Scheck-Stubs sichtbar.
An manchen Stellen kann ein Arbeitgebercode von allen Arten von Unternehmen verwendet werden, einschließlich Einzelunternehmen. Wenn ein Einzelunternehmer einen Arbeitgebercode hat, kann er diesen anstelle anderer Identifikationsnummern auf Steuerformularen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit verwenden. Die Gesetze in Bezug auf diese Codes und ihre Verwendung können jedoch von Land zu Land unterschiedlich sein. Aus diesem Grund kann eine Person gut daran tun, sich mit den einzigartigen Gesetzen in ihrer Gerichtsbarkeit vertraut zu machen, bevor sie eine erhält und versucht, sie anstelle anderer Identifikatoren zu verwenden.
Manchmal kann sich der Begriff Arbeitgeberkodex auf eine Verhaltensrichtlinie beziehen, die ein Arbeitgeber für seine Mitarbeiter festgelegt hat. Es kann Standards für alles beinhalten, von der angemessenen Kleidung bis hin zur Vermeidung körperlicher Zuneigung unter Kollegen. Diese Art von Kodex enthält häufig Abschnitte über die Einhaltung der Gesetze einer Gerichtsbarkeit, z. B. diejenigen, die Diskriminierung und andere Verhaltensweisen regeln, die möglicherweise rechtswidrig sind. Häufig enthalten Arbeitgeberkodex-Dokumente auch Abschnitte, in denen Arbeitnehmer verpflichtet sind, während der Arbeitszeit private Aktivitäten zu vermeiden, wie z. B. private Telefonate oder das Surfen im Internet.
In anderen Fällen wird in einer Gerichtsbarkeit ein Arbeitgeberkodex eingeführt, um akzeptable Verhaltensstandards für Arbeitgeber zu schaffen. Diese Art von Dokument kann die allgemeinen Pflichten eines Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern darlegen. Ebenso können Informationen über die Rechte des Arbeitgebers enthalten sein.