Ein Copyright-Freigabeformular ist im Grunde eine Rechtsform, die das rechtliche Eigentum an einem Urheberrecht an jemand anderen freigibt. Dies geschieht normalerweise in Situationen, in denen jemand von einer anderen Person oder einem anderen Unternehmen dafür bezahlt wird, ein Werk zu produzieren, an dem er oder sie normalerweise das Urheberrecht besitzt. Durch die Verwendung eines solchen Freigabeformulars kann das Urheberrecht unmittelbar nach der Erstellung auf das Unternehmen oder die für die Erstellung des Werkes zahlende Person übertragen werden, ohne dass für jedes Werk spezielle Formulare erforderlich sind. Ein Formular zur urheberrechtlichen Freigabe kann auch präziser sein und sich nur auf ein bestimmtes Werk beziehen, beispielsweise ein bestimmtes Foto.
Urheberrechte werden in der Regel in dem Moment begründet, in dem eine Person ein Kunstwerk erschafft. Durch die Verwendung eines Copyright-Freigabeformulars kann ein Künstler entweder auf sein Urheberrecht an einem Werk verzichten oder sicherstellen, dass andere an dem Werk beteiligte Personen auf jegliches mögliches Urheberrecht verzichten, das sie möglicherweise haben. Beispielsweise könnte ein Fotograf ein Copyright-Freigabeformular verwenden, um sicherzustellen, dass Models oder Teilnehmer an einer Fotosession verstehen, dass der Fotograf das alleinige Urheberrecht an dem Werk hat. Diese Art von Formular ist zwar nicht immer erforderlich, kann jedoch zukünftige Gerichtsverfahren erleichtern.
Eine der wichtigsten Verwendungszwecke eines Formulars zur urheberrechtlichen Freigabe ist für „Arbeitsaufträge“ oder „Freiberufler“-Situationen, in denen ein Künstler ein Werk für jemand anderen schafft. Während das internationale Urheberrecht spezifische Richtlinien für Kunstwerke festlegt, die für ein Unternehmen geschaffen wurden, das einen Künstler für seine Arbeit bezahlt, können solche Formen die Angelegenheit für alle Beteiligten klarer machen. Diese Art von Copyright-Freigabeformular gibt normalerweise an, welche Art von Arbeit ein Künstler für ein Unternehmen oder eine Einzelperson leistet, und gibt an, dass das Urheberrecht für alle diese Arbeiten dem Unternehmen und nicht der Person, die die Arbeit ausführt, gehört.
Ein Copyright-Freigabeformular kann auch erstellt werden, um sich auf ein bestimmtes Werk zu beziehen, das bereits erstellt wurde. Beispielsweise besitzt ein Fotograf in der Regel das Urheberrecht für alle von ihm aufgenommenen Fotos. Wenn ein Fotograf ein Foto an eine Geschäfts- oder Privatperson zur Verwendung durch diese Person verkauft, muss der Fotograf möglicherweise ein Copyright-Freigabeformular unterzeichnen, um darauf hinzuweisen, dass das Urheberrecht an den Käufer verkauft wurde. Dies mag zwar eine Formalität sein, wird jedoch häufig getan, um sicherzustellen, dass keine Verwirrung darüber besteht, wer das endgültige Eigentum an einem Kunstwerk ist.