Ein Gruppenzertifikat ist ein Dokument, das Einzelheiten zu den Leistungen enthält, die Arbeitnehmern im Rahmen eines von einem Arbeitgeber angebotenen Gruppenmitgliedschaftsplans gewährt werden. Die Mitgliedschaft des Mitarbeiters kann in einer Art Gruppenkrankenversicherungsplan oder einem Investitionsplan, der als Altersvorsorgeplan verwendet wird, sein. In einigen Ländern kann sich eine Gruppenbescheinigung auch auf das Dokument beziehen, das den Arbeitnehmern kurz vor einer Steuersaison ausgestellt wurde und Einzelheiten zu den Einkünften, Einkünften, Einbehalten und Steuern jeder Person enthält, die für den letzten abgeschlossenen Steuerzeitraum abgezogen und an die Steuerbehörden gesendet wurden .
In der Regel konzentriert sich ein Gruppenzertifikat auf die Bereitstellung von Informationen über Vorteile, die dem Mitarbeiter durch die Mitgliedschaft in einem Gruppenplan einer bestimmten Art zur Verfügung stehen. Zum Beispiel würde eine Bescheinigung über die Krankenversicherung eine leicht lesbare Aufschlüsselung der Arten von versicherten Krankheiten, Zuzahlungen, Selbstbehalten und anderen wichtigen Fragen im Zusammenhang mit den Bestimmungen des Plans enthalten. Ein Arbeitgeber würde Arbeitnehmern diese Art von Details zur Verfügung stellen, anstatt ihnen eine Kopie des tatsächlichen Gruppenkrankenversicherungsvertrags auszustellen, den der Arbeitgeber mit dem Anbieter abgeschlossen hat.
Der gleiche allgemeine Ansatz gilt auch für Gruppenanlagekonten. Anstatt den Arbeitnehmern Kopien der Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Unternehmen auszustellen, das die Investitionen verwaltet, enthält die Gruppenbescheinigung die Einzelheiten der Funktionsweise des Plans. Darüber hinaus enthält die jedem Mitarbeiter ausgestellte Bescheinigung häufig Einzelheiten zu seinen Beiträgen zum Plan, sodass diese Beträge leicht mit anderen Finanzunterlagen des Mitarbeiters abgeglichen werden können.
Wenn es darum geht, Arbeitnehmern vor Abgabe der Einkommensteuererklärung Einkommensinformationen zur Verfügung zu stellen, dient eine Gruppenbescheinigung als Zusammenfassung aller finanziellen Aktivitäten, die während des letzten abgeschlossenen Steuerjahres stattgefunden haben. Für jeden Mitarbeiter enthält die Bescheinigung Details wie das gesamte Bruttogehalt und die Löhne, die während des Zeitraums verdient wurden, sowie alle Boni oder Provisionen, die während desselben Zeitraums ausgegeben wurden. Gleichzeitig enthält das Detail Informationen zu allen als Steuern einbehaltenen Beträgen für lokale, staatliche und nationale Steuerbehörden sowie zu allen Abzügen für Kindergeld, Pfändungen oder andere Angelegenheiten. Die vollständigen Angaben sind hilfreich bei der Erstellung von Steuererklärungen in vielen Ländern, in denen Arbeitgeber nicht verlangen, innerhalb einer bestimmten Zeit nach Abschluss des Steuerjahres eine von der Regierung genehmigte Aufschlüsselung des Einkommens und des Einbehalts vorzulegen.