Ein Rechnungskoordinator hat viele Aufgaben, die täglich erledigt werden müssen, von denen die meisten die Erfassung und Verhandlung von Kundenrechnungen beinhalten. Diese Aufgabe kann die Überprüfung von Rechnungen auf Richtigkeit, die Erstellung von Rechnungen, die Berechnung von Gesamtsummen, die Besprechung von Abrechnungsfragen und -vereinbarungen mit Kunden und im Fall einer Arztpraxis das Aushandeln der Versicherungsrückerstattung mit den Leistungserbringern umfassen. Der Rechnungskoordinator muss organisiert, effizient und in der Lage sein, mit Kunden zu sprechen, die möglicherweise aufgrund unbezahlter Schulden unter Stress stehen.
Wenn ein Kunde oder Patient eine Leistung erhält, muss der Rechnungskoordinator eine Rechnung erstellen, die er ihm zusendet. Kunden können Einzelpersonen oder Unternehmen sein, und Rechnungen müssen in einem bestimmten Format geschrieben und gedruckt werden. Dies beinhaltet genaue Aufzeichnungen darüber, welche Dienstleistungen ein Kunde erhalten hat, den Preis dieser Dienstleistungen und den Versand der Rechnung selbst.
Der Rechnungskoordinator kann auch Zahlungsvereinbarungen mit Kunden treffen, die nicht in einem Pauschalbetrag zahlen können. Dieser Service wird im Allgemeinen für Dinge wie medizinische Behandlungen angeboten und nicht für Dienstleistungen, die als freiwillig angesehen werden. Die Einzelheiten der Zahlungsvereinbarung hängen vom Unternehmen und der Zahlungsfähigkeit des Kunden ab.
Abrechnungskoordinatoren können auch verpflichtet sein, Zahlungen mit Versicherungsanbietern auszuhandeln. Dies beinhaltet die Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen und die Besprechung der Dienstleistungen, die ein Kunde erhält, und herauszufinden, ob diese Dienstleistungen in der Abdeckung des Kunden enthalten sind. Wenn ein Problem auftritt, kann der Rechnungskoordinator eine Vereinbarung mit dem Unternehmen aushandeln oder den Kunden für weitere Details oder Anweisungen kontaktieren.
Um ein Rechnungskoordinator zu werden, ist es wichtig, organisiert zu sein, gut mit Zahlen umzugehen und in einer Umgebung mit hohem Stress komfortabel zu arbeiten. Inkasso-Anrufe bei Kunden zu tätigen, die nicht bezahlt haben, kann für viele Menschen schwierig sein, und es braucht jemanden mit dicker Haut, um solche Anrufe zu tätigen, ohne beleidigt zu werden. Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen können, sind eher gestresst, unhöflich und nicht ansprechbar.
Für viele Positionen des Rechnungskoordinators kann eine Schulung erforderlich sein. Die medizinische Abrechnung erfordert Kenntnisse in der spezifischen medizinischen Terminologie sowie die Fähigkeit, gut mit Zahlen umzugehen. Rechnungswesen ist ein weiteres Studienfach, das den Studenten beim Einstieg in dieses Berufsfeld helfen kann.
Die meisten Unternehmen, die Verbrauchern Dienstleistungen oder Produkte anbieten, benötigen qualifizierte Rechnungskoordinatoren. Die Anforderungen können je nach Branche und Standort variieren, aber für die meisten qualifizierten Kandidaten, die in dieses Berufsfeld einsteigen möchten, wird es wahrscheinlich immer Arbeit geben. Einige Koordinatoren möchten sich möglicherweise auch selbstständig machen und mit mehreren Unternehmen gleichzeitig arbeiten. Dies kann dazu beitragen, das Einkommenspotenzial und die Branchenerfahrung in mehreren Bereichen zu erhöhen.