Ein Reisesekretär arbeitet in administrativer Funktion in einer Agentur oder einem Unternehmen. Er oder sie kann auch Reisebüroassistent genannt werden. Reisesekretäre koordinieren Reisepläne für Kunden unter der Aufsicht eines Agenten und beantworten oft Telefone und bedienen Kunden. Wenn eine Sekretärin Reisen für Führungskräfte von Unternehmen arrangiert, erstellt sie in der Regel auch Reiserouten oder -pläne.
In einem Reisebüro sind Sekretärinnen oft dafür verantwortlich, die Lizenzanforderungen und andere Unterlagen einzuhalten, die für die Aufrechterhaltung des Geschäfts erforderlich sind. Obwohl ein Reisesekretär das Telefon beantworten und Post verteilen kann, berät er oder sie auch Kunden und sollte alle Aspekte der Tourismusbranche verstehen. Dieses gründliche Wissen hilft, Probleme für Leute zu lösen, die versuchen, Flüge und Hotels zu koordinieren. Einige Reisebüros helfen bei der Erstellung von Informationsbroschüren für Kunden.
Wenn sie für Unternehmen arbeiten, organisieren Reisesekretäre oft alle Details der Reisen von Führungskräften. Ein Geschäftsreise-Sekretär kann die Planung von Messen und Kongressen übernehmen. Der Versuch, dem Unternehmen bei der Buchung von Zimmern und Transportmitteln Geld zu sparen, ist für die meisten Geschäftsreisesekretäre eine Überlegung.
Berufsschulen oder Volkshochschulen bieten oft Programme für reiseorientierte Sekretariatsberufe an, obwohl diese Programme möglicherweise nicht so häufig angeboten werden wie andere Arten von Sekretariatsfachrichtungen wie Rechtswissenschaften und Medizin. Schulprogramme können einen Praktikumsbereich beinhalten, in dem ein Student als Reisesekretär ein Praktikum macht. Reisesekretariatsprogramme sind sowohl online als auch persönlich verfügbar. Diese Programme dauern in der Regel weniger als ein Jahr und beinhalten oft mehrere Prüfungen, die bestanden werden müssen, um ein Zertifikat zu erhalten.
Reisebuchungssoftware muss von Sekretärinnen beherrscht werden. Eine Reisesekretärin muss über ausgezeichnete Computerkenntnisse verfügen und in der Lage sein, viele Details zu koordinieren. Wenn beispielsweise für die Reise eines Kunden mehr als eine Fluggesellschaft benötigt wird, muss die Sekretärin Anweisungen für Anschlussflüge beifügen. Auch die Planung von Verbindungen mit minimaler Wartezeit ist für einen guten Kundenservice notwendig.
Personen, die Reisesekretäre sind, können Voll- oder Teilzeit arbeiten. Sie können gelegentlich zu Geschäftstreffen sowie für ihren persönlichen Urlaub reisen. Der Aufbau guter Arbeitsbeziehungen mit anderen in der Reisebranche, wie Vertretern von Fluggesellschaften und Reiseveranstaltern, kann Sekretärinnen dabei helfen, für Kunden preiswerte Reisepakete zu erstellen. In diesem Bemühen unterstützen sie Reisebüros dabei, dass ihr Reisebüro den Kunden die bestmöglichen Angebote und Reiseoptionen anbietet. In einigen Agenturen kann sich ein Reisesekretär auf einen Bereich spezialisiert haben, beispielsweise auf Urlaubsreisen, während ein Agent andere Pakete abwickelt.