Übermittlungsbriefe sind Dokumente, die in der Welt des internationalen Handels häufig verwendet werden. Das Übermittlungsschreiben dient als offizielles Dokument, um die Einzelheiten einer Wertpapiersendung zu beschreiben. Darin enthalten sind Informationen über die Art der gekauften Wertpapiere sowie relevante Daten über das tatsächliche Transportmittel.
Ein typisches Übermittlungsschreiben beschreibt den Inhalt der Sendung so detailliert, dass eine Identifizierung und Überprüfung der versendeten Wertpapiere leicht durchgeführt werden kann. Gleichzeitig enthält das Schreiben Angaben darüber, wer die Wertpapiere versendet und wer die Wertpapiersendung zum Zeitpunkt der Beendigung der Übertragung erhält.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Übermittlungsschreiben Informationen über das Abgangsdatum der Sendung, den Namen des Spediteurs oder Kuriers, der den Sicherheitsversandprozess abwickelt, und das voraussichtliche Lieferdatum für die Sendung enthält. Das Detail kann auch Versand- oder Sendungsverfolgungsnummern enthalten, die es sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer ermöglichen, den Fortschritt der Sendung während des Transports zu verfolgen.
Eine der Hauptfunktionen eines Übermittlungsschreibens besteht darin, eine Momentaufnahme der stattgefundenen Transaktion bereitzustellen. Während selten Informationen über den Kaufpreis der betreffenden Wertpapiere enthalten sind, enthält das Übermittlungsschreiben die Anzahl der Einheiten, die in der Sendung enthalten sind. Das Detail enthält häufig auch eine kurze Beschreibung der jeweiligen Sicherheiten, die die Überprüfung des Inhalts der Sendung durch die Justizbehörden an den Abgangs- und Eingangsstellen entlang der Schifffahrtsroute erleichtern.
Die Verwendung eines Übermittlungsschreibens ist bei vielen Arten von internationalen Handelsabkommen üblich. Neben der Verwendung in einer Sicherheitssendung begleitet ein Übertragungsschreiben häufig einen Frachtbrief für Waren, die zur Lieferung an einen Käufer in einem anderen Land verkauft werden. Der erhöhte Detaillierungsgrad kann dazu beitragen, die Abwicklung an verschiedenen Zollkontrollstellen deutlich zu vereinfachen und somit unnötige Verzögerungen bei der Zustellung der Waren zu vermeiden.