Ein Verhandlungspapier ist ein Dokument, das von zwei oder mehr gegnerischen Seiten erstellt wird und die genehmigten Bedingungen eines Kompromisses oder einer Vereinbarung zwischen den Parteien festlegt, die an einer Art von Konflikt beteiligt sind, beispielsweise in einer geschäftlichen Angelegenheit. Es entsteht, wenn zwei oder mehr gegnerische Seiten, die an einem Konflikt beteiligt sind, verhandelt haben, um eine endgültige Lösung zu erreichen. Ein Verhandlungspapier ist vergleichbar mit einem Vertrag, da alle Beteiligten etwas geben müssen, um im endgültigen Kompromiss auch etwas zu bekommen. Jede Situation, die die Erstellung eines Verhandlungspapiers erfordert, ist einzigartig, aber es gibt allgemeine Richtlinien, die bei der Erstellung des Papiers befolgt werden sollten.
Wenn beispielsweise ein Verhandlungspapier erstellt wird, sollten die Argumente jeder Partei klar dargelegt und die Kompromisse zu diesen Argumenten geklärt werden. Nachdem die Argumente anerkannt und die Kompromisse aufgelistet wurden, müssen die Kompromisse dann von allen Parteien oder den Vertretern jeder Seite genehmigt werden. Bei Genehmigung haben die Beteiligten das Dokument dann zur Kenntnis genommen und stimmen zu, dass es von allen Beteiligten befolgt wird.
Verhandlungspapiere werden hauptsächlich zur Lösung größerer Konflikte verwendet und sind in der Regel das Endergebnis einer erfolgreichen Verhandlung. Es gibt jedoch Gelegenheiten, in denen man ein Verhandlungspapier verwenden kann, um einen Streit oder Konflikt zu verhindern. Der Prozess zum Erstellen eines Verhandlungspapiers zur Verhinderung von Streitigkeiten ist einem üblichen Verhandlungspapier sehr ähnlich, das verwendet wird, um Streitigkeiten zu lösen, nachdem sie aufgetreten sind, außer dass man Argumente oder potenzielle Konflikte präsentieren würde, die in der Zukunft auftreten könnten, und die Kompromisse würden nur dann durchgesetzt werden, wenn der potenzielle Konflikt tatsächlich auftritt. Jede Situation, die die Erstellung eines Verhandlungspapiers erfordert, ist einzigartig, aber alle Verhandlungspapiere drehen sich um Kompromisse, um eine endgültige Lösung eines Konflikts zu erreichen.