Ein Vertragssaldo ist ein Begriff, der manchmal verwendet wird, um die Menge an Waren und Dienstleistungen zu identifizieren, die gemäß den Bedingungen eines derzeit zwischen dem Kunden und dem Anbieter bestehenden Vertrags noch an einen Kunden geliefert werden müssen. Unternehmen verschiedenster Art verwenden diesen Ausdruck, wenn sie sich auf die verbleibenden Verpflichtungen des Lieferanten gegenüber dem Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt der Vertragslaufzeit beziehen. Der Begriff wird häufiger bei Händlerverträgen verwendet, obwohl das Konzept gut zu einer Vielzahl von Kunden-Lieferanten-Beziehungen passt, die bei Vertragsabschluss geregelt werden.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, um zu verstehen, wie ein Vertragsausgleich zustande kommt, besteht darin, eine Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem Lieferanten über die Lieferung von 1,000 Einheiten einer bestimmten Ware über die Laufzeit eines einjährigen Vertrags in Betracht zu ziehen. In einigen Fällen legt der Vertrag während des Lebenszyklus der Produktlieferung bestimmte Termine fest, an denen eine Mindestanzahl von Einheiten an den Kunden versandt werden muss. Die Gesamtzahl der im Vertrag genannten Einheiten, die für die zukünftige Lieferung vorgesehen sind, gilt als Vertragssaldo, d. h. der Vertrag kann von keiner der Parteien als erfüllt angesehen werden, bis alle 1,000 Einheiten der Ware an den Kunden geliefert wurden.
Eine Reihe von Faktoren kann den aktuellen Vertragssaldo beeinflussen. Wenn ein Kunde beispielsweise mit Zahlungen für frühere Lieferungen in Verzug ist, kann der Verkäufer eine bevorstehende Lieferung verschieben, bis das Konto nicht mehr im Rückstand ist. Bei einem Volumenkaufvertrag (VPA) kann es sein, dass der Kunde nicht die Mindestanzahl von Einheiten kauft, um die mit dem ermäßigten Preis verbundenen Bedingungen zu erfüllen. Wenn dies der Fall ist, kann dem Kunden der Vertragssaldo berechnet werden, was zu einer Gebühr führt, die die Differenz zwischen der vertraglichen Verpflichtung und den verbleibenden Einheiten, die zur Einhaltung dieser Bedingungen gekauft werden müssen, ausgleicht.
Die Überwachung des Vertragssaldos ist sowohl für Lieferanten als auch für Kunden sehr wichtig. Für Lieferanten besteht das Ziel darin, mithilfe dieser Informationen sicherzustellen, dass zum geplanten Versanddatum genügend Einheiten zur Verfügung stehen, um die Bestellung des Kunden zu erfüllen. Gleichzeitig werden die Kunden den Vertragssaldo überwachen wollen, um sicherzustellen, dass sie genügend Einheiten kaufen, um die ermäßigten Preise, die in den Bedingungen der vertraglichen Vereinbarung verlängert wurden, beizubehalten Haltbarkeitsdatum.