Zahlreiche Arten von Unternehmen verwalten ihre Angelegenheiten, indem sie Konten führen. Dazu gehören Banken, Kreditkartenunternehmen und Versorgungsunternehmen. Die Konten, die diese Unternehmen führen, sind tatsächlich personalisierte Dateien. Um eine Datei von einer anderen zu unterscheiden, erhält jede Datei im Allgemeinen eine Kontonummer zur Identifizierung.
Kontonummern sind im Allgemeinen sehr nützliche und effiziente Dateiverwaltungstools. Wenn eine Person zu einer Bank geht, um ein Girokonto zu eröffnen, sollte ihr eine Girokontonummer mitgeteilt werden. Der Zweck dieser Nummer besteht darin, Transaktionen zu verwalten, die sich speziell auf die Transaktionen dieses Kunden beziehen. Wenn sie eine Einzahlung tätigen muss, verwendet sie ihre Kontonummer, damit das Geld ihr und nicht jemand anderem gutgeschrieben werden kann. Wenn sie Geld abheben muss, benötigt sie ihre Kontonummer, um sicherzustellen, dass sie keine Gelder annimmt, die ihr nicht gehören.
Unternehmen, die Kundendateien mithilfe von Kontonummern verwalten, finden es oft am einfachsten, eine Kundendatei anhand dieser Nummer zu identifizieren. Namen können beispielsweise ein Problem darstellen, da viele Personen denselben Namen haben. Kontonummern sollten jedoch eindeutig sein. Doppelte Kontonummern innerhalb eines Unternehmens sind in der Regel ein Fehler und können zu zahlreichen Problemen führen.
Kontonummern können vollständig numerisch oder alphanumerisch sein. Jedes Unternehmen kann grundsätzlich selbst entscheiden, wie es seine Kontonummern formatiert. Unternehmen strukturieren diese Nummern in der Regel so, dass eine Kontonummer eines anderen Unternehmens nicht mit einer eigenen verwechselt werden kann. Beispielsweise sollte eine Bank leicht erkennen können, dass ein Fehler gemacht wurde, wenn ein Kunde seine Kreditkartenkontonummer verwendet.
Je nach Art des Kontos kann der Verlust oder die Weitergabe einer Kontonummer ein erhebliches Risiko mit sich bringen. Dafür gibt es zahlreiche Gründe. Ein Hauptgrund ist, dass die Akte eines Kunden oft vertrauliche Informationen wie seine Identitätsnummer, Kreditinformationen und seine Privatadresse enthält. Ein weiterer Grund, warum der Schutz von Kontonummern wichtig ist, besteht darin, dass Fremde, wenn sie die Nummern erhalten, Zugang zu den Ressourcen einer Person erhalten, z. B. zu ihren Finanzen.
Da viele Unternehmen Kontonummern verwenden, versuchen die meisten Unternehmen, es ihren Kunden bequem zu machen, sie zu verwalten. Sie tun dies, indem sie die Kontonummer jedes Kunden auf Auszügen und Rechnungen angeben, die ihnen zugesandt werden. Die Nummer wird oft auf jedem Scheck gedruckt, wenn eine Person ein Girokonto hat. Einige Unternehmen stellen jedem Kunden Karten mit seiner eindeutigen Nummer aus.