Eine Pressemappe ist ein Paket mit Werbematerial, mit dem Medienvertreter Informationen über ein Produkt oder ein Unternehmen erhalten. Unternehmen halten Stapel vorbereiteter Pressemappen bereit, um sie auf Anfrage an Medienvertreter auszuhändigen. Darüber hinaus können Pressemappen vor einer Pressekonferenz verteilt oder anlässlich einer neuen Produktveröffentlichung verschickt werden. Auch als Medienmappe bekannt, ist eine Pressemappe ein leistungsstarkes Instrument für die Öffentlichkeitsarbeit.
Der Inhalt einer Pressemappe variiert je nach Verwendungszweck und Art des Unternehmens. Eine typische Pressemappe enthält Hintergrundinformationen über das Unternehmen und seine leitenden Angestellten, Kontaktinformationen für die PR-Abteilung, aktuelle Pressemitteilungen und Presseausschnitte, in denen das Unternehmen positiv erwähnt wird. Bei einer wichtigen Ankündigung enthält die Pressemappe für die Ankündigung relevante Informationen wie eine Biografie eines neuen Vorstandsvorsitzenden oder Informationen zu einem neuen Produkt.
Pressemappen sind in der Regel ansprechend verpackt, damit sie ins Auge fallen. Sie können auch Dinge wie Bleistifte, Magnete und so weiter enthalten. Diese Marken-Werbeartikel sollen auf die Schreibtische von Journalisten und anderen Empfängern von Pressemappen gelangen, damit sie das Unternehmen in Erinnerung behalten. Einige Unternehmen erstellen elektronische Pressemappen, die ins Internet hochgeladen werden können, sodass Journalisten online schnell auf Pressematerialien einschließlich Audio- und Videoinhalten zugreifen können.
Unternehmen verwenden eine Pressemappe, um den Medienvertretern Informationen leicht zugänglich zu machen. Viele Medienfragen werden durch den Inhalt der Pressemappe beantwortet und können als Nachschlagewerk für einen Journalisten verwendet werden, der ohne viel Recherche eine kurze Geschichte schreiben möchte. Darüber hinaus bietet die Pressemappe Kontaktinformationen, damit Journalisten, die tiefer gehen wollen, einen Ansprechpartner im Unternehmen haben. Diese Person kann weitere Fragen beantworten, Betriebsführungen arrangieren und auf Wunsch Muster versenden.
Pressemappen sind für Unternehmen jeder Größe nützlich. Ein Unternehmen, das mit Pressemappen gut vorbereitet ist, wird eher in den Medien berichtet, da die Presse es einem Journalisten leicht macht, eine Geschichte zusammenzustellen. Darüber hinaus wird die Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit den Medien dazu führen, dass ein Unternehmen in den Sinn kommt, wenn ein Journalist Interviewthemen oder Informationen benötigt. Dies kann zu mehr Publicity für das Unternehmen führen.