Eine Warenrücksendungsgenehmigung ist eine Genehmigung des Verkäufers von Waren, die es dem Käufer ermöglicht, diese zur Reparatur, zum Ersatz, zur Gutschrift oder zur Rückerstattung an den Verkäufer zu senden. Es berechtigt den Kunden zur Rücksendung der Ware, und seine eindeutige Identifikationsnummer auf dem Versandetikett berechtigt die Versand- und Empfangsabteilung des Verkäufers, die Lieferung des Pakets mit der Rücksendung anzunehmen. Warenrückgabegenehmigungen (RMAs), in einigen Märkten als Warenrückgabegenehmigungen (RGAs) bezeichnet, sind seit langem ein fester Bestandteil von Versandhandelsgeschäften und wurden gegen Ende des 20. Der daraus resultierende Fernabsatz machte die Zustellung und Rücksendung von Waren immer mehr abhängig von Versand- und Postdiensten.
In den meisten Fällen hat der Käufer beim Verkauf von Waren das Recht, diese zurückzugeben. In den meisten traditionellen Einzelhandelsumgebungen hat der Einzelhändler eine spezielle Richtlinie in Bezug auf Warenrücksendungen, die sie normalerweise auf einen relativ kurzen Zeitraum nach dem Kauf beschränkt und ferner Mindeststandards für den Zustand der Waren festlegt, die zur Rückerstattung oder Gutschrift zurückgegeben werden. Der Kunde bringt die Ware mit einem Kaufbeleg, in der Regel einer Quittung, in die Verkaufsstelle zurück und legt diese zur Rückgabe vor. Wenn die Umstände mit den Rückgaberichtlinien des Verkäufers übereinstimmen, nimmt der Verkäufer die zurückgegebene Ware an und stellt die Rückerstattung oder Gutschrift aus. Die Ware wird in der Regel im Bestand des Verkäufers aufgefüllt und für den Verkauf vorbereitet.
Käufer von Waren aus dem Versandhandel und aus dem Internet haben in der Regel das gleiche Rückgaberecht, jedoch stellt der Prozess für den Verkäufer eine logistische Herausforderung dar. Im traditionellen Umfeld werden beispielsweise Retouren einzeln abgewickelt und in der Regel vor Ort vom Verkäufer geprüft. Auch der gesamte Papierkram wird vor Ort erledigt, ebenso die Rückerstattung oder Gutschrift, und die Transaktion ist abgeschlossen, wenn der Kunde weggeht. Wenn ein Versandhändler oder Online-Kunde den Rücksendeprozess einleitet und die Anfrage den Rückgaberichtlinien des Verkäufers entspricht, wird eine Rücksendegenehmigung erteilt. In vielen Fällen wird aus Effizienz- und Umweltgründen die Rücksendegenehmigung in das Versandetikett integriert, mit dem die Ware geliefert wird, und der Kunde kann das Versandetikett dann für die Rücksendung der Ware wiederverwenden. Andernfalls schreibt der Kunde, wenn er das Versandetikett für die Rücksendung erstellt, einfach irgendwo auf dem Etikett die Autorisierungsnummer für die Rücksendung.
Der Rücksendeprozess über Ferngespräche ist ähnlich wie der im Geschäft. Die Rücksendegenehmigung erfasst in der Regel alle Informationen, die im Geschäft erfasst werden würden, und wird oft auf demselben Dokument gedruckt, das der Verkäufer dem Kunden als Versandetikett zur Verfügung stellt, sodass die relevanten Informationen ohne weiteres vom Etikett gelesen oder gescannt werden können das Paket nach Erhalt zu öffnen, um die Zustellung des Rückpakets an den richtigen Ort zu erleichtern. Beim Öffnen des Rücksendepakets wird der Zustand der zurückgesendeten Ware geprüft und bei akzeptablem Zustand die Rückerstattung oder Gutschrift ausgestellt.
Eine Autorisierung für die Rücksendung von Waren ist also einfach die Reduzierung des Rücksendeprozesses auf das Schreiben, um den Prozess der Rücksendung von Waren zur Rückerstattung über weite Strecken zu erleichtern. Der gleiche Vorgang wird normalerweise für den Versand von Waren an den Verkäufer zur Reparatur oder zum Austausch angewendet. In allen Fällen spiegelt der Genehmigungsprozess für die Warenrücksendung den Prozess wider, der befolgt wird, wenn Kunden Waren von Hand in das Geschäft des Verkäufers bringen, um sie zurückzugeben.