Eine Servicerechnung ist ein Rechtsdokument, das detaillierte Rechnungsinformationen für eine Transaktion enthält, bei der ein Kunde eine Dienstleistung erhält. Berater, Reparaturpersonal, freiberufliche Kreative und viele andere Handwerker können Servicerechnungen zur Abrechnung verwenden. Die Rechnung kann auch Platz für Produkte enthalten, die mit den Dienstleistungen verbunden sind; Ein Mechaniker zum Beispiel stellt die Arbeit im Zusammenhang mit Reparaturen zusammen mit allen Teilen in Rechnung, die sie für die Reparatur eines Autos benötigt.
Unternehmen neigen dazu, ein standardisiertes Formular für die Rechnungsstellung zu verwenden, um die Aufzeichnungen zu erleichtern. Einige Buchhaltungssoftware erstellt Rechnungen und kann mit Zeiterfassungssoftware verknüpft werden, die Leute verwenden, um die Zeit zu verfolgen, die für verschiedene Projekte aufgewendet wird. In anderen Fällen ist ein separates Programm erforderlich oder der Handwerker kann ein gedrucktes Formular ausfüllen. Die Rechnung dient als Rechnung und als Nachweis der erbrachten Leistungen. Im Falle eines Streits verfügen beide Parteien über Kopien, die sie zur Beilegung des Streits verwenden können.
Normalerweise enthält eine Servicerechnung eine Kopfzeile mit Kontaktinformationen für das Unternehmen und den jeweiligen Serviceanbieter. Es vermerkt das Datum oder die Daten, an denen die Dienste erbracht wurden, und bietet eine Aufschlüsselung der jeweiligen Leistungen und der mit den einzelnen Diensten verbundenen Preise. Das Dokument enthält auch Rechnungsinformationen, einschließlich des Namens der Person oder des Unternehmens, die die Dienstleistungen bestellt hat, und seiner Kontaktinformationen. Schließlich wird auf der Servicerechnung der fällige Gesamtbetrag und dessen Fälligkeit angegeben oder vermerkt, dass die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung geleistet wurde.
Einige Unternehmen vermerken möglicherweise ihre Tarife für Standardleistungen auf der Servicerechnung; Mechaniker beispielsweise drucken häufig ihre Stundensätze aus. Das Dokument kann auch Informationen zu Abrechnungsrichtlinien enthalten, wie z. B. das Aufrunden auf viertel oder halbe Stunden bei Stundensätzen. Auf diese Weise kann der Kunde die Rechnung auf Richtigkeit überprüfen. Wenn Bedenken hinsichtlich Ungenauigkeiten bestehen, sollten diese vor Begleichung der Rechnung angesprochen werden, und der Kunde sollte eine geänderte Servicerechnung anfordern, die die Änderungen widerspiegelt und die vorherige Rechnung storniert.
Es ist ratsam, Rechnungen aufzubewahren. Für Leistungsempfänger ist die Rechnung ein nützliches Dokument; Fahrer können beispielsweise sehen, wann ihr Auto zuletzt gewartet wurde und was der Mechaniker gemacht hat. Die Dienstleistungen können auch steuerlich absetzbar sein und die Rechnung enthält einen Steuernachweis. Serviceanbieter benötigen Kopien, um ihre eigenen internen Serviceaufzeichnungen zu führen, damit sie Kunden erinnern können und um Informationen im Falle von Streitigkeiten über die Abrechnung und andere Probleme zu speichern. Wenn ein Kunde behauptet, dass ein Tierarzt etwas nicht getan hat, kann er zum Beispiel die Servicerechnung vorlegen, die die Leistung und das Datum dokumentiert und mit Einträgen in der Kundenakte, wie der Chargennummer für eine Impfung oder x- Strahlen, die das Ergebnis einer orthopädischen Operation zeigen.