Beim Gehalts-Benchmarking werden die Gehaltssätze für ähnliche Positionen verglichen, die von externen Organisationen ausgeschrieben werden. Personal- und Einstellungsmanager können mehrere Faktoren berücksichtigen, wenn sie versuchen, genaue Marktgehaltsdaten zu erhalten. Zu den Faktoren, die sich auf die Gehaltssätze auswirken können, gehören der geografische Standort, die Erfahrung, das Bildungsniveau, die beruflichen Verantwortlichkeiten, die Größe der Organisation und die finanziellen Ressourcen. Andere Faktoren, die bei der Bestimmung des Gehalts für eine Position berücksichtigt werden könnten, sind die Stärke des Leistungspakets des Unternehmens und sein Gesamtvergütungssystem.
Wenn ein Unternehmen festlegt, wie viel es seinen Mitarbeitern in bestimmten Positionen zahlen soll, legt der Personalchef in der Regel eine Gehaltsspanne fest. Ein Unternehmen, das beispielsweise Positionen als Kundendienstmitarbeiter besetzen möchte, kann sich für eine Gehaltsspanne zwischen 25,000 und 35,000 US-Dollar (USD) pro Jahr entscheiden. Um diese Bandbreite zu erarbeiten, führt die Personalabteilung ein Gehaltsbenchmarking durch. Eine der Methoden, die Unternehmen zum Benchmarking der Gehaltssätze verwenden, besteht darin, den Betrag zu vergleichen, den andere Unternehmen für Positionen mit demselben Titel und denselben Aufgaben anbieten.
Große Organisationen können die Dienste eines externen Unternehmens oder ein Online-Tool nutzen, um ein Gehaltsbenchmarking durchzuführen. Mit einigen dieser Tools kann ein Einstellungsmanager aggregierte Marktdaten für einen bestimmten geografischen Standort, Titel oder Berufsbezeichnung finden. Bei der Durchführung von Recherchen kann ein Unternehmen auch marktübliche Lohnsätze erhalten, die Unterschiede in Bildung und Erfahrungsniveau berücksichtigen. Manche Unternehmen zahlen Mitarbeitern beispielsweise in Einstiegspositionen ein höheres Gehalt, wenn sie über einen Bachelor-Abschluss oder eine gewisse Erfahrung verfügen.
Ein genaues Gehalts-Benchmarking versucht, marktübliche Gehaltsstrukturen für Positionen zu finden, die in Bezug auf die Aufgabenbereiche ähnlich sind. Da allein der Vergleich von Berufsbezeichnungen irreführend sein kann, wird häufig der tatsächliche Umfang der in einer Position geleisteten Arbeit zur Bestimmung der Gehaltsspanne herangezogen. Beispielsweise können die Aufgaben von Positionen mit dem Titel „Vertriebsmitarbeiter“ stark variieren. Einige Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sich auf die Kontopflege und den Kundenservice für etablierte Kunden, während andere die meiste Zeit damit verbringen, nach neuen Geschäften zu suchen und Produktpräsentationen zu liefern.
In einigen Fällen berücksichtigt das Gehalts-Benchmarking auch die Fähigkeit des Unternehmens, ein umfassendes Leistungs- oder Gesamtvergütungspaket bereitzustellen. Einige Arbeitgeber übernehmen beispielsweise die vollen Kosten einer Arbeitnehmerversicherung gegen ein etwas niedrigeres Gehalt. Andere große Organisationen können Leistungen wie Aktienoptionen, entsprechende Beiträge für einen Ruhestandsplan oder jährliche Leistungsprämien umfassen. Die meisten Unternehmen nutzen Gehaltsmarktdaten, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Fluktuation zu reduzieren und die bestmöglichen Talente zu rekrutieren.