Business Process Automation (BPA) ist eine Strategie, die verwendet wird, um die wesentlichen Prozesse für den Betrieb eines Unternehmens zu optimieren und zu rationalisieren. Die Idee von BPA ist es, dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen zu ermöglichen, indem alle verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden, während die Betriebskosten so gering wie möglich gehalten werden. Dies hilft dem Unternehmen, höhere Gewinne zu erzielen und ein Maß an Stabilität zu erreichen, das ohne den Einsatz von Automatisierung schwer zu erreichen wäre.
Obwohl es eine Reihe verschiedener Ansätze für die Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt, identifizieren die meisten Strategien drei wesentliche Phasen, die für eine erfolgreiche Automatisierung erforderlich sind. Die erste Stufe wird als Orchestrierung bezeichnet. In dieser Phase arbeiten Manager mit Automatisierungsexperten wie IT-Entwicklern zusammen, um die Anforderungen des Unternehmens zu bewerten, die Besonderheiten jedes Sektors des Geschäftsbetriebs zu untersuchen und herauszufinden, wo Technologie die Schritte in jedem dieser Sektoren rationalisieren kann . Bei der Orchestrierung versuchen alle Beteiligten auch herauszufinden, wie die einzelnen Sektoren durch den Einsatz der richtigen Hard- und Software effizienter miteinander verbunden werden können und sich wiederum positiv auf den Gesamtproduktionsaufwand auswirken. Hier wird die Automatisierungsstrategie definiert und für die Umsetzung in die Unternehmenskultur vorbereitet.
Nach der Orchestrierung wird die nächste Phase der Geschäftsprozessautomatisierung als Integration bezeichnet. In dieser Phase wird jede Abteilung innerhalb des Unternehmens schrittweise an die neue Technologie herangeführt. Sobald die Fortschritte vorhanden sind und funktionieren, wird die nächste Abteilung im Implementierungsprozess angesprochen, wobei der Ablauf so lange fortgesetzt wird, bis nicht alle Bereiche des Unternehmens an der Automatisierung beteiligt sind. Dieser inkrementelle Ansatz ermöglicht es, unvorhergesehene betriebliche Probleme, die auf jeder Abteilungsebene auftreten, schnell zu identifizieren und zu implementieren, bevor die Automatisierung auf weitere Abteilungen ausgeweitet wird. Im Idealfall bedeutet dies, dass nach Abschluss der Implementierung jede Abteilung positiv mit gesteigerter Produktivität durch die neuen automatisierten Prozesse reagiert.
Die letzte Phase der Geschäftsprozessautomatisierung wird manchmal als dynamische Integration oder Ausführung bezeichnet. Dies ist die Phase, in der die inzwischen etablierten automatisierten Prozesse innerhalb jeder Abteilung weiter integriert werden, um Daten an andere Abteilungen bereitzustellen. In einer voll funktionsfähigen Geschäftsprozessautomatisierungssituation fließen beispielsweise Daten aus der Vertriebsabteilung automatisch in die Debitorenbuchhaltung, die wiederum Daten zu fakturierten Bestellungen mit dem Vertrieb, verschiedenen Managementebenen und anderen innerhalb der Organisation teilt, die Zugriff auf diese Daten benötigen . Die Ausführung auf dieser Ebene erzeugt auch einen bidirektionalen Datenfluss, der es Vertriebsmitarbeitern und Vertriebsleitern ermöglicht, auf einfache Weise Daten über die von ihren Kunden aufgegebenen Bestellungen zu erhalten, einschließlich Versanddaten, Rechnungsdatum und wann diese Rechnungen bezahlt wurden.
Unternehmen jeder Größe können von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren. Unter der Annahme, dass die automatisierten Prozesse dazu beitragen, Funktionen effizienter auszuführen als manuelle Prozesse, senkt das Unternehmen die Betriebskosten und ist in der Lage, Produkte zu niedrigeren Kosten bereitzustellen. Dies wiederum bedeutet, dass mit jeder verkauften Einheit mehr Gewinn erzielt wird, ein Faktor, der für den Erfolg fast jedes Unternehmens wichtig ist.