Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Vertrag mit einem Geschäftsdienst abgeschlossen wird, um alle Funktionen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung eines Unternehmens abzuwickeln. Die Verwendung eines Outsourcing-Dienstes ermöglicht es, den Gehaltsabrechnungsprozess zu verwalten, ohne eine große Gehaltsabrechnungsabteilung unterhalten zu müssen. Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister übernehmen so unterschiedliche Funktionen wie die Berechnung von Löhnen und Gehältern, die Einbehaltung von Steuern, die Verteilung der einbehaltenen Gelder an die zuständigen Behörden und die direkte Einzahlung von Nettolöhnen auf die Bankkonten der Mitarbeiter.
Es gibt viele Gründe, warum sich ein Unternehmen für eine Outsourcing-Option für die Gehaltsabrechnung entscheiden kann. Am häufigsten sparen Sie Zeit und Geld bei der Abwicklung von Finanzaufgaben im Zusammenhang mit einer Gehaltsabrechnung. Durch die Beauftragung eines externen Anbieters ist es möglich, das Gehaltsabrechnungsteam auf eine oder zwei Personen innerhalb des Unternehmens zu beschränken. Oftmals sind diese beiden benannten Personen berechtigt, Basisdaten an die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übermitteln, die dann den Rest übernimmt. Infolgedessen muss niemand einen Großteil der Arbeitswoche damit verbringen, Stundenlöhne, Steuern zu berechnen und sich mit verschiedenen Arten von Quellensteuerfragen zu befassen.
Da die meisten Payroll-Outsourcing-Dienste die Möglichkeit bieten, Schecks zu schneiden oder direkt einzuzahlen, kann jeder Mitarbeiter wählen, welches Format er bevorzugt. Wenn Schecks ausgewählt werden, werden sie in der Regel per Kurier an den Kunden gesendet, der sie dann an die Mitarbeiter verteilt. In Situationen, in denen die direkte Einzahlungsoption gewählt wird, stellen Mitarbeiter häufig fest, dass ihr Geld am Vorabend des tatsächlichen Zahlungstermins oder früh am regulären Zahlungstermin auf ihrem Konto gutgeschrieben wird.
Ein weiterer Vorteil der Nutzung eines Outsourcing-Dienstes für die Gehaltsabrechnung besteht darin, dass der Arbeitgeber nicht mit Änderungen der Vorschriften Schritt halten muss, die sich auf die Berechnung der Steuern auswirken. Da der Outsourcing-Dienst seine Informationen ständig aktualisiert, um den geltenden Gesetzen zu entsprechen, muss sich der Arbeitgeber nie um verspätete Gebühren und andere Strafen aufgrund einer falschen Berechnung der fälligen Steuern kümmern. Allein dieser Vorteil kann einem großen Unternehmen im Laufe eines Jahres erheblich Geld sparen.
Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung verhindert auch, dass sich ein Arbeitgeber mit Technologieproblemen auseinandersetzen muss. Da die Gehaltsabrechnung extern verarbeitet wird, besteht nie die Notwendigkeit, die Gehaltsabrechnungssoftware zu aktualisieren oder Zeit und Geld für Programm- oder Hardwarefehler oder andere Systemprobleme aufzuwenden, die auftreten und den Gehaltsabrechnungsprozess verlangsamen können. Dadurch werden die Mitarbeiter konstant pünktlich bezahlt und bleiben zufrieden.
Während die Auslagerung der Gehaltsabrechnung regelmäßig weitere Geschäftsausgaben verursacht, stellen selbst kleine Unternehmen oft fest, dass die Nutzung dieser Art von Dienst jeden Monat Zeit und Geld spart. Die meisten Outsourcing-Anbieter bieten mehrere verschiedene Gehaltsabrechnungspläne an, die wahrscheinlich ideal für Unternehmen unterschiedlicher Größe sind. In Bezug auf die Bequemlichkeit, die Aktualität der Gehaltsabrechnungen und die Genauigkeit der Einbehaltung der Gehaltsabrechnung macht es einfach Sinn, sich für einen Outsourcing-Service für die Gehaltsabrechnung zu entscheiden.