Eine der häufigsten Aufgaben eines Datenverwalters besteht darin, sicherzustellen, dass alle zu einer Organisation gehörenden Daten logisch definiert und organisiert sind. Fachleute in diesem Bereich sind oft dafür verantwortlich, den Zugriff auf sensible Daten zu gewähren und Datenzugriffsanfragen zu autorisieren. In einigen Fällen kann ein Datenverwahrer für die Beurteilung der Richtigkeit und Relevanz der gespeicherten Daten verantwortlich sein. Wenn Führungskräfte einer Organisation systemische Veränderungen planen, werden Datenverwalter häufig konsultiert und es wird erwartet, dass sie an der Implementierung neuer IT-Systeme mitwirken. Diese Fachleute können auch dafür verantwortlich sein, andere Mitglieder einer Organisation in Bezug auf alle Datenzugriffsprobleme zu kommunizieren und grundlegende Aufgaben zur Fehlerbehebung zu übernehmen.
Ein Datenverwalter ist ein IT-Experte, der dafür verantwortlich ist, Entscheidungen darüber zu treffen, wie die digitalen Daten eines Unternehmens gespeichert, organisiert und abgerufen werden. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesem Experten um einen Zweig-, Abteilungs- oder Teamleiter. Datenverwalter in größeren Organisationen benötigen möglicherweise die Unterstützung von Datenverwaltern, an die ein Datenverwahrer Aufgaben delegieren und Privilegien erteilen kann, wenn er oder sie diese Aufgaben nicht alleine erfüllen kann.
Eine Hauptfunktion eines Datenverwahrers besteht darin, die Sensibilität von Daten zu bestimmen. In einem akademischen Kontext könnte dieser Experte beispielsweise alle Aufzeichnungen über die persönlichen Daten der Schüler als äußerst sensibel definieren. Personen, die auf diese Informationen zugreifen möchten, müssen sich möglicherweise an eine Depotbank wenden, um Zugriff auf diese Informationen zu erhalten. Auf der anderen Seite könnten Daten zu den Kursanforderungen als öffentlich definiert werden, da sie nicht sensibel sind und Parteien zugute kommen könnten, die keinen privilegierten Zugang haben.
In Geschäftskontexten müssen Datenverwalter normalerweise verstehen, wie sich Daten auf den Betrieb einer Organisation beziehen. Von ihnen wird oft erwartet, dass sie Richtlinien entwickeln und überarbeiten, die vorschreiben, wie Daten erfasst und wo sie gespeichert werden sollen. Wenn Fachleute Fragen dazu haben, warum Daten wichtig oder relevant sind oder warum sie auf eine bestimmte Weise definiert sind, kann ein Datenverwalter für die Beantwortung verantwortlich sein.
Es ist auch üblich, dass Datenverwalter eng mit Führungskräften zusammenarbeiten, um große betriebliche Veränderungen zu implementieren. Wenn beispielsweise in einer Organisation große Änderungen vorgenommen werden, die die Effizienz verbessern sollen, kann ein Datenverwalter für die Überwachung der Implementierung neuer IT-Systeme verantwortlich sein. In vielen Fällen treffen sich Datenverwalter mit anderen IT-Führungskräften, beispielsweise Anwendungsverwaltern, um eine neue IT-Architektur zu entwerfen und Schulungsleitfäden für Mitarbeiter zu erstellen.