Ein Programmbetreuer leitet typischerweise Aktivitäten in vielen verschiedenen Bereichen der Verwaltung einer Reihe von Klassen, Kursen oder Aktivitäten und beteiligt sich oft daran. Das Programm könnte ein staatlich geförderter Berufsbildungskurs, eine strukturierte Lebenssituation für psychisch kranke Patienten oder viele andere staatliche, private oder kommerzielle Programme sein. Ein Programmleiter hat die Verantwortung, das Personal zu beaufsichtigen, um sicherzustellen, dass die vom oberen Management festgelegten Ziele erreicht werden.
Programmleiter berichten in der Regel an einen Manager, der ihnen eine klare Aufgabenliste vorgibt. Ein Programm-Supervisor erstellt oder schreibt in den meisten Fällen keine Programme, sondern überwacht deren Implementierung und Ausführung. Zu den typischen Aufgaben der Programmüberwachung gehören die Einweisung des Personals, die Erstellung von Zeitplänen, die Durchführung von Leistungsbeurteilungen und der Umgang mit Beschwerden von Teilnehmern.
Einige Programmleiter rekrutieren und stellen Personal ein. In der Regel schulen Vorgesetzte das Personal, damit bestimmte Programmdetails korrekt umgesetzt werden. In einem staatlich geförderten Berufsbildungskurs müssen den Programmteilnehmern beispielsweise obligatorische Hilfsmittel wie bestimmte Eignungstests zur Verfügung gestellt werden. Der Supervisor des Karriereprogramms muss das Personal möglicherweise schulen, wie die Tests für die Teilnehmer durchgeführt werden. Auf diese Weise können Programmdetails durch den Betreuer hervorgehoben werden.
Supervisoren spezifischer Programme müssen die Arbeit ihrer Mitarbeiter ständig überwachen und regelmäßige Leistungsbeurteilungen durchführen. Leistungsüberprüfungen können Mitarbeiter motivieren, ihre Arbeit zu verbessern, damit das Programm effizient funktioniert. Insbesondere bei gemeinnützigen Programmen kann die Finanzierung gekürzt werden, wenn das Programm nicht effektiv durchgeführt wird oder zu viele Beschwerden von Teilnehmern eingehen. Ein Programmbetreuer muss Beschwerden immer umgehend bearbeiten. Vorgesetzte sollten sowohl Problemlöser als auch starke Kommunikatoren sein.
Als Programmbetreuer kann ein fachrelevanter Bachelor-Abschluss erforderlich sein. Manager können Vorgesetzte mit einer Kombination aus Ausbildung und Erfahrung im Bereich des Programms einstellen. Zum Beispiel kann ein Betreuer eines Park- und Freizeitprogramms einen Abschluss in Sportunterricht oder einigen Kursen in diesem Fach sowie eine Berufserfahrung als Assistent eines physischen Lehrers haben. Andere Anforderungen wie ein Rettungs- oder Erste-Hilfe-Zertifikat können ebenfalls erforderlich sein.
Programmleiter müssen möglicherweise mit Vorgesetzten oder Mitarbeitern anderer Abteilungen zusammenarbeiten. Sie müssen möglicherweise Statistiken über die Teilnehmer ihres Programms aufzeichnen und mit der Gehaltsabrechnung über die Bezahlung ihres Personals kommunizieren. Supervisoren müssen in der Regel an Sitzungen sowie an Branchenveranstaltungen teilnehmen, die sich auf das Programm beziehen.