Buchhaltungsdaten sind eine Finanzdokumentation, die einen Buchhaltungsauszug unterstützt. Personen verwenden solche Daten, um Abschlüsse und Erklärungen zu erstellen, und Wirtschaftsprüfer können sie überprüfen, um die Richtigkeit einer Erklärung zu bestätigen. Personen, die Streitigkeiten über ihre Konten bei einer Bank oder einem Unternehmen haben, können auch nach Buchhaltungsinformationen fragen, um festzustellen, wie das Unternehmen zu einer bestimmten Schlussfolgerung oder einem bestimmten Saldo gekommen ist. Diese Informationen unterliegen einer Vorladung in Fällen, in denen Personen vermuten, dass rechtliches Fehlverhalten für Buchhaltungsprobleme verantwortlich ist.
Einige Unternehmen pflegen elektronische Buchhaltungsdaten. Das Personal der Buchhaltungsabteilung erfasst Finanzaktivitäten in einem elektronischen System und das System kann auch auf automatische Aktivitäten stoßen. Wenn beispielsweise jemand im Lebensmittelgeschäft eine Debitkarte durchzieht, wird das Signal an das Buchhaltungssystem der Bank weitergeleitet und eine automatische Anpassung erfolgt, um den Kauf widerzuspiegeln. Gegebenenfalls sind Ausdrucke zur Sicherung der elektronischen Dokumentation erhältlich.
Andere Buchhaltungsdaten stehen in Papierform zur Verfügung. Dies kann Dinge wie persönliche Scheckbücher, Quittungen und so weiter umfassen. Unternehmen mit Papierunterlagen bewahren diese an einem sicheren Ort auf, um Verluste zu vermeiden, und können Kopien zu Referenzzwecken und zur Vereinfachung anfertigen, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf auf die Informationen zugreifen können. Manchmal werden Schritte unternommen, um diese Daten zu digitalisieren, um sie bequemer und leichter zugänglich zu machen, und einige alte Aufzeichnungen können auf Mikrofilm oder in anderen Archivformaten gespeichert werden, weil die Originaldokumentation nicht mehr verfügbar ist.
Das Gesetz verlangt, dass Personen Buchhaltungsdaten für einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise sieben Jahre, aufbewahren. Nach diesem Zeitraum können sich die Leute dafür entscheiden, alte Finanzunterlagen zu vernichten oder auf andere Weise zu vernichten, obwohl viele Unternehmen sich dafür entscheiden, sie aufzubewahren, da sie in Zukunft für Untersuchungen, Vergleichsberichte und andere Aktivitäten wertvoll sein können. Personen wie Steuerprüfer und Aufsichtsbehörden können vollständige Rechnungslegungsinformationen anfordern, wenn sie Bedenken hinsichtlich des Jahresabschlusses haben und die Informationen selbst überprüfen möchten.
Bei der Überprüfung von Buchhaltungsdaten achten die Leute genau auf offensichtliche Ungleichheiten oder verwirrende Einträge. Dies kann Beweise für fehlende Informationen, Unterlagen auf Papier, die nicht mit den gemachten Aussagen übereinstimmen, und andere Anzeichen von Fehlverhalten oder Fehlern umfassen. Wenn jemand große Mengen an Buchhaltungsinformationen überprüfen muss, kann ein Team von Personen beteiligt sein, um das Material durchzugehen und die Arbeit anderer zu überprüfen, um sicherzustellen, dass ihren Prüfungsaktivitäten nichts entgeht.