Die geschäftliche Telefonetikette ist nicht besonders kompliziert, obwohl sie sicherlich wichtig ist, und viele der Regeln, die für die richtige Telefonetikette für private Anrufe gelten, können auch für geschäftliche Anrufe gelten. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen, und jemand sollte normalerweise nicht die Vertrautheit bei einem geschäftlichen Anruf demonstrieren, die er oder sie bei einem Gespräch mit Freunden zeigen könnte. Im Allgemeinen sollte jemand deutlich in den Hörer sprechen, beim Telefonieren höflich sein und sich am Ende eines Anrufs gegebenenfalls auch für seine Zeit bedanken. Die geschäftliche Telefonetikette berücksichtigt in der Regel auch die Rollen jeder Person am Telefon, da ein Arbeitgeber während eines Anrufs andere Verpflichtungen haben kann als ein Arbeitnehmer.
Es gibt nicht unbedingt feste Regeln, um jedes Element der geschäftlichen Telefonetikette abzudecken, aber es gibt einige allgemeine Richtlinien, die während eines geschäftlichen Anrufs berücksichtigt werden können. Viele dieser Tipps hängen jedoch stark von den Rollen der einzelnen Personen bei einem Telefonat ab. Wenn beispielsweise jemand anruft, um mit einem potenziellen Arbeitgeber über ein Vorstellungsgespräch zu sprechen, oder mit seinem Chef spricht, dann gibt es verschiedene Machtrollen. Eine Person ist der anderen untergeordnet und sollte besonders darauf achten, während des Anrufs respektvoll und höflich zu bleiben.
Die Person, die während eines geschäftlichen Telefongesprächs eine Machtposition innehat, ist möglicherweise nicht so verpflichtet, Aspekte der geschäftlichen Telefonetikette zu beachten, obwohl dies allgemein als höflich angesehen wird. Höflichkeit ist im Allgemeinen ein grundlegender Aspekt der geschäftlichen Telefonetikette, und jemand, der einen geschäftlichen Anruf tätigt, sollte dem anderen gegenüber höflich und respektvoll bleiben. Jemand, der eine andere Person für ein geschäftliches Gespräch anruft, sollte sich auch vorstellen, sei es eine kurze Kennung für jemanden, der eine andere Person anruft, mit der er vertraut ist, oder eine formellere Vorstellung für ein erstes Gespräch.
Die richtige geschäftliche Telefonetikette beinhaltet normalerweise auch, dass sich eine Person am Ende eines Anrufs bei der anderen für ihre Zeit bedankt, was wiederum oft von den Machtpositionen jeder Person während des Anrufs diktiert wird. Eine gute allgemeine Richtlinie ist, dass jemand versucht, eine andere Person so zu behandeln, wie er oder sie während eines Telefongesprächs behandelt werden möchte. Normalerweise sollte jemand während eines wichtigen geschäftlichen Telefongesprächs keine andere Person in die Warteschleife setzen, da dies darauf hinweisen kann, dass etwas anderes wichtiger ist als das am Telefon geführte Geschäft. Klares Sprechen ist auch ein wichtiger Aspekt der geschäftlichen Telefonetikette, um Missverständnisse zu vermeiden, und ist besonders wichtig bei Telefonkonferenzen oder Anrufen, die über eine Freisprecheinrichtung geführt werden.