Das Schreiben von Lehrtexten, persönlicher Korrespondenz und geschäftlichem Kommunikationsmaterial hat ähnliche grammatikalische Prinzipien, weist jedoch auch Unterschiede auf. Während die traditionelle Grammatik wichtig ist, beziehen sich einige der wichtigsten Prinzipien der Geschäftsgrammatik auf den professionellen Ton und die Konnotation der Kommunikation.
Eines der ersten Prinzipien der Geschäftsgrammatik ist die Überprüfung auf Grammatikgenauigkeit und Fehler. Glücklicherweise gibt es Tools, mit denen dies automatisch überprüft werden kann. Grammatikprüfungssoftware gibt es für fast alle Arten von Textverarbeitungsprogrammen. Da es für eine einzelne Person schwierig ist, alle Grammatikregeln zu kennen, hilft die Software, die grammatikalischen Fehler zu erkennen, die für das Unternehmen peinliche Fehler verursachen können.
Formalität ist ein weiteres Prinzip der Geschäftsgrammatik. Im Allgemeinen sind Grammatik und Tonfall in der Geschäftskorrespondenz eher formaler Natur als in der persönlichen Korrespondenz. Dies ist nicht bei allen Unternehmen der Fall, aber in der Regel schon. Einige Unternehmen arbeiten eher in einer informellen Prämisse, was sich in ihrer Geschäftskommunikation in einem eher entspannten und informellen Ton niederschlägt.
Ein weiteres Prinzip der Geschäftsgrammatik ist die Wahl eines Grammatikstils. Die meisten Unternehmen wählen zwischen dem Chicago Manual-Stil oder dem AP-Manual-Stil. Zwischen den beiden Stilen bestehen grammatikalische Unterschiede. Der manuelle Stil, den das Unternehmen wählt, kann die Verwendung der Grammatik in der Geschäftskommunikation verändern.
Einige der Grammatikunterschiede beziehen sich auf die Schreibweise von Zahlen. Zum Beispiel legen die Prinzipien der Geschäftsgrammatik fest, ob Zahlen von eins bis neun buchstabiert werden sollen. Dieselben Prinzipien besagen, numerische Zahlen für alle Ziffern über neun zu verwenden. Die Grundsätze können auch Hinweise geben, ob das „und“ in einer Liste ein Komma vor dem letzten Teil einer Liste enthält oder nicht.
Grundsätze der Wirtschaftsgrammatik bestimmen auch den Umgang mit Geschäftskorrespondenz. Für Unternehmen ist es beispielsweise ratsam, Geschäftsmitteilungen durch einen umfangreichen Korrekturleseprozess zu senden. Es ist ratsam, dass mindestens zwei Personen die Rechtschreibung und Grammatik in einem Stück überprüfen, bevor es als interne oder externe Form der Kommunikation veröffentlicht wird. Wenn möglich, sollten mindestens drei Personen das Stück überprüfen, um Grammatik- und Rechtschreibfehler sowie die Richtigkeit der Informationen zu überprüfen.
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