Die Kapitalbudgetierung ist ein Prozess, bei dem Unternehmen Großprojekte bewerten, die lohnende, langfristige Investitionen sein können. Die Schritte bei der Kapitalbudgetierung folgen einem bestimmten Prozess, damit ein Unternehmen sicherstellen kann, dass jedes mögliche Projekt gebührend berücksichtigt wird. Zu den häufigsten Schritten bei der Kapitalbudgetierung gehören die Identifizierung und Bewertung von Chancen, die Überprüfung der Cashflows aus jedem Projekt und die Auswahl eines Kapitalmixes zur Bezahlung ausgewählter Projekte. Ein Unternehmen verfolgt oft jedes Projekt, das Umsatz, Gewinn und Shareholder Value steigert. Daher ist die Kapitalbudgetierung ein Reduktionsprozess, bei dem ein Unternehmen nur die Projekte auswählen kann, die das Vermögen des Unternehmens erhöhen.
Das Erkennen und Bewerten von Chancen ist der Ausgangspunkt für alle Schritte im Investitionsplanungsprozess. Hier finden Eigentümer, Führungskräfte und Manager neue Möglichkeiten, mit denen ein Unternehmen das Aktionärsvermögen steigern kann. Sobald eine Gruppe neuer Möglichkeiten identifiziert ist, muss jede einzelne bewertet werden. Dieser Prozess bestimmt, ob jedes Projekt realistisch, machbar, langfristig tragfähig und für einige Zeit eine zuverlässige Einnahmequelle ist. Die in diesem Schritt ausgewählten endgültigen Projekte durchlaufen dann den Kapitalbudgetierungsprozess; alle anderen sind vorerst auf Eis gelegt.
Die nächsten Schritte im Kapitalbudgetierungsprozess sind die Überprüfung der Cashflows aus jedem Projekt in der endgültigen Auswahlgruppe. Buchhalter oder Finanzanalysten prüfen die aktuelle Wirtschaftslage und erstellen Cashflow-Schätzungen für jedes Projekt über einen bestimmten Zeitraum. Diese Personen können dann eine Ober- und Untergrenze für die Erwartungen festlegen, unter der Annahme, dass sich die wirtschaftlichen Bedingungen im Laufe der Zeit verbessern oder verschlechtern können. In einigen Fällen kann die Anzahl der Jahre für geplante Cashflows drei, fünf oder sieben betragen. Dies sind gängige Messungen, bei denen ein Unternehmen es vorzieht, die für ein Projekt ausgegebenen Gelder zurückzuzahlen. Alle Cashflows müssen in jährlichen Zeiträumen erfolgen.
Zu den letzten Schritten der Kapitalbudgetierung gehört die Suche nach einem Kapitalmix, der es dem Unternehmen ermöglicht, ein Projekt mit dem Geld anderer Leute zu bezahlen. Zu den verschiedenen Attributen eines Kapitalmixes gehören verschiedene Kredite, Anleihen und Eigenkapitalfinanzierungen, die alle mit einem Projekt verbundenen Anlaufkosten decken. Die Kapitalkosten für diesen Mix sind der Durchschnitt aller Zinssätze für die verschiedenen Zahlungsmethoden für das Projekt. Buchhalter und Finanzanalysten vergleichen dann die Cashflows mit den Anlaufkosten. Das Projekt, dessen Nettobarwert der zukünftigen Cashflows höher ist als die Anlaufkosten, ist in der Regel das beste.