Lohnkosten sind Kosten, die einem Unternehmen durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern entstehen, einschließlich der an Arbeitnehmer gezahlten Vergütungen, zuzüglich aller Steuern und sonstigen Beschäftigungskosten, für die ein Arbeitgeber haftet. In den Vereinigten Staaten bestehen diese Aufwendungen im Allgemeinen aus dem Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers zuzüglich des Arbeitgeberanteils an Medicare- und FICA (Social Security)-Steuern, anderen gesetzlichen Bundes- oder Landessteuern und den Kosten für alle anderen Nebenleistungen, die im Zusammenhang mit der Beschäftigung bei der Unternehmen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung sind also nicht dasselbe. Die Gehaltsabrechnung eines Arbeitgebers ist die Bruttovergütung aller Angestellten, aber die Gehaltsabrechnungen in den Vereinigten Staaten sind aufgrund der Einbeziehung von Lohnsteuern und anderen gesetzlichen Nebenleistungen wie Arbeitslosenversicherung und im Allgemeinen mindestens 10 – 15 % höher Invalidenversicherung. Gesetzliche Nebenkosten werden nur dann als Lohnkosten gezählt, wenn sie vom Arbeitgeber bezahlt werden, und nicht von der Vergütung des Arbeitnehmers abgezogen.
Nebenleistungen wie Kranken- und Lebensversicherungsprämien werden richtigerweise als Teil der Lohnkosten betrachtet, da sie ausschließlich als Funktion der Beschäftigung bereitgestellt werden. Ausrüstung, die für die Ausführung der Arbeit erforderlich ist, wird jedoch nicht als diese Art von Kosten angesehen, da sie ein notwendiges Element für die Ausführung der Arbeit ist. Ein Mechaniker zum Beispiel benötigt für seine Arbeit Werkzeug und Sicherheitsausrüstung, aber keine Kranken- oder Lebensversicherung. Nebenleistungen wie Kranken- oder Lebensversicherungen oder die Erstattung von Studiengebühren werden im Allgemeinen von vielen Arbeitgebern allen Vollzeitbeschäftigten als Teil des Gesamtvergütungspakets gewährt, und die Kosten, die dem Arbeitgeber durch solche Anreize entstehen, werden angemessen als Lohnkosten eingestuft.
Diese Ausgaben sind in der Regel eine der größten Ausgabenkategorien, die einem Unternehmen entstehen. Daher ist es unerlässlich, dass sie ordnungsgemäß klassifiziert werden, damit der Arbeitgeber immer eine genaue Vorstellung von den tatsächlichen Kosten der Beschäftigung von Mitarbeitern hat. Durch die Zusammenfassung dieser Ausgaben in einer Bilanz erhält das Management auch eine genaue Vorstellung davon, welcher Prozentsatz der Ausgaben des Unternehmens beschäftigungsbezogen ist und wie sich dies auf die Rentabilität auswirkt.
Angefallene, aber noch nicht bezahlte Lohnkosten werden als abgegrenzte Lohnkosten bezeichnet und als Verbindlichkeit ausgewiesen. Es gibt zwei Hauptkomponenten dieser Figur. An erster Stelle steht der bezahlte Urlaub, den die Arbeitnehmer angesammelt, aber noch nicht in Anspruch genommen haben und dem der Arbeitgeber irgendwann in der Zukunft nachkommen muss. Die zweite ist die Höhe der verdienten, aber noch nicht ausgezahlten Vergütung, z. B. wenn das Ende des Abrechnungszeitraums in eine Abrechnungsperiode fällt oder das Entgelt für einen Zeitraum, der in den Berichtszeitraum fällt, erst zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgezahlt wird nachher.