Offene Transaktionen sind alle Arten von Finanzaktivitäten, die am Ende eines bestimmten Abrechnungszeitraums als nicht vollständig abgewickelt gelten. Geschäftsvorfälle dieser Art bleiben bis zur endgültigen vollständigen Abrechnung in einem späteren Zeitraum offen. Da viele Arten von Unternehmen mit einem Prozess arbeiten, der ausstehende Transaktionen erzeugt, die über einen Zeitraum von mehreren Wochen oder noch länger ungeklärt bleiben können, bieten die meisten Buchhaltungssysteme eine Möglichkeit, das Auf und Ab der offenen Transaktionen als Teil des Inkassoprozesses zu verfolgen, und um auf dem Laufenden zu bleiben, welche Art von Einkommen in einer oder mehreren kommenden Perioden erzielt werden kann.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, offene Transaktionen zu verstehen, besteht darin, den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von einem Unternehmen in Betracht zu ziehen, bei dem die Schuld nicht sofort beglichen wird, indem der Käufer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Barzahlung leistet. Bei dieser Art der Einstellung stellt der Verkäufer in der Regel eine Rechnung an den Käufer aus, der dann eine bestimmte Anzahl von Kalendertagen hat, um die Zahlung vollständig zu überweisen. Unter der Annahme, dass die Transaktion in der Mitte eines Abrechnungsmonats stattfindet und die Zahlungsfrist 30 Tage beträgt, kann der Käufer die Zahlung in diesem laufenden Abrechnungsmonat nicht leisten. Wenn dies der Fall ist, wird die Transaktion als offen oder ausstehend identifiziert, wenn der Abrechnungsmonat abgeschlossen ist.
Nahezu jedes Unternehmen, das nicht auf sofortige Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen angewiesen ist, hat offene Transaktionen, die in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens ausgewiesen werden müssen. Der Alterungsprozess hilft, mit dem Status dieser offenen Transaktionen Schritt zu halten und bietet die Möglichkeit zu bestimmen, ob eine bestimmte Transaktion für einen ungewöhnlichen Zeitraum offen bleibt. Wenn beispielsweise die Fälligkeit einer bestimmten Rechnung jetzt 45 Tage beträgt und dieser Kunde normalerweise in 28 bis 30 Tagen bezahlt, kann das Unternehmen Kontakt mit dem Kunden aufnehmen, um sicherzustellen, dass die Rechnung eingegangen ist. Aus dieser Perspektive erleichtert die Überwachung des Status offener Transaktionen die Verwaltung von Inkassobemühungen und die Korrektur von Versehen oder anderen Problemen, die den Zahlungseingang von Kunden verzögern können.
Die Verwaltung der Menge offener Transaktionen ist für die finanzielle Stabilität eines jeden Unternehmens sehr wichtig. Um sicherzustellen, dass ausreichend Einnahmen zur Begleichung der Unternehmensschulden erzielt werden, werden Unternehmen häufig Abrechnungsprozesse einrichten, um den Kunden ausreichend Gelegenheit zu geben, Zahlungen so schnell wie möglich zu überweisen. Etwas so Einfaches wie zu wissen, an welchen Tagen im Monat ein Kunde Schecks für ausstehende Rechnungen kürzt, und das Timing der Zustellung einer Rechnung an diesen Kunden kann dazu beitragen, die Bearbeitungszeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang zu verkürzen und Geldwert der offenen Transaktionen innerhalb eines akzeptablen Bereichs.