Papierkram in Ordnung zu halten kann Ihnen helfen, Papiere zu finden, wenn Sie sie brauchen, ohne überall suchen zu müssen. Manche Leute nehmen sich vielleicht nicht die Zeit, Dateien zu organisieren, weil sie nicht sicher sind, wo sie anfangen sollen, aber es ist wichtig, alles in Ordnung und übersichtlich zu halten. Es mag zwar unwahrscheinlich erscheinen, Dateien organisiert zu haben, insbesondere wenn Sie gerade ein überfülltes Archiv betrachten, aber es ist sehr machbar.
Es gibt diejenigen, die sich nicht sicher sind, wie lange sie ihre Papiere aufbewahren sollen. Solange Ihre Papiere für steuerliche Zwecke unerlässlich sind, ist es wichtig, sie ab Januar aufzubewahren, bis Ihre Steuern im Folgejahr abgeschlossen sind. Nach Abschluss Ihrer Steuern kann Ihr Buchhalter Ihnen mitteilen, wie lange Sie die Papiere aufbewahren sollten. Unterlagen zu Ihren Steuern, Krankenakten, Renten- und Sparkonten sowie Wohnungsunterlagen sollten dauerhaft aufbewahrt werden. Papiere, die für Ihre teuren Gegenstände wie Schmuck, Autos und Antiquitäten relevant sind, sollten ebenfalls dauerhaft aufbewahrt werden. Kreditkartenabrechnungen, die Sie vielleicht sieben Jahre lang aufbewahren möchten, und Stromrechnungen, die Sie normalerweise etwa ein Jahr lang aufbewahren können.
Wenn Sie Dateien organisieren möchten, können Sie sich viel Zeit und Platz sparen, wenn Sie sich von dem trennen, was Sie nicht benötigen. Legen Sie jedes Papier auf einen Stapel mit anderen entsprechenden Papieren und was Sie nicht möchten, legen Sie es auf einen anderen Stapel, um es zu vernichten. Nach der Verkleinerung wissen Sie genau, wie viel Platz Sie für Ihre Dateien benötigen.
Manila-Ordner sind nützlich, wenn es darum geht, Dateien zu organisieren. Schreiben Sie auf die Registerkarte, was jeder Ordner enthält, und ordnen Sie die Ordner alphabetisch an. Ordnen Sie die in jedem Ordner enthaltenen Papiere in der Reihenfolge des Datums ab, legen Sie beispielsweise die älteren Papiere hinten und die neueren vorne ab. Dies ist nicht nur einfacher zu finden, was Sie brauchen, sondern auch, wenn Sie die Ordner bereinigen müssen.
Papierakten sind nicht die einzigen Akten, die unorganisiert werden können; digitale Dateien können auch. Um zu wissen, was Sie organisieren müssen, gehen Sie jeden Bereich Ihres Computers durch und bereinigen Sie Dateien, die Sie nicht mehr benötigen, seien es Bilder oder Dokumente. Wenn Sie die Dateien dennoch benötigen, sollten Sie sie auf einen USB-Speicherstick oder eine leere CD übertragen.
Um Dateien zu organisieren, sollten Sie für jede von ihnen einen bestimmten Ort festlegen. Erstellen Sie wie bei Papierakten einzelne Ordner auf dem Computer nach bestimmten Kategorien. Gruppieren Sie beispielsweise Ihre Arbeitsprojekte in einem Ordner und Fotos aus einem bestimmten Familienurlaub in einem anderen und beschriften Sie diese entsprechend. Egal, ob Sie sie benötigen oder in Zukunft löschen möchten, Sie wissen genau, wo sie zu finden sind. Um sicherzustellen, dass alles organisiert bleibt, denken Sie daran, jede digitale Datei, die Sie speichern, korrekt zu beschriften und in den entsprechenden Ordner zu legen.
Wenn Sie unsystematische Dateien haben, können Sie frustriert und frustriert sein, aber wenn Sie sie einmal organisieren, müssen Sie sie möglicherweise nicht erneut erstellen. Wenn Sie sie ständig organisiert halten, müssen Sie nicht mehr Zeit damit verbringen, den anfänglichen Organisationsprozess noch einmal durchzugehen. Sich die Zeit zu nehmen, Dateien zu organisieren, kann dazu führen, dass Sie ohne einen umfassenden Suchprozess finden können, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Wenn Sie Ihre Dateien an einem Ort organisiert haben, vermeiden Sie außerdem, dass sie zu Unordnung werden, die in den Rest Ihres Hauses überläuft.