Der beste Weg, ein günstiges virtuelles Büro einzurichten, besteht oft darin, so viele kostenlose oder kostengünstige Online-Dienste wie möglich zu nutzen. Vielleicht möchten Sie damit beginnen, die Funktionen zu skizzieren, die Ihr virtuelles Büro haben soll, damit Sie jede einzelne in Ihr Budget einbringen können. Einige der Komponenten, die Sie in Ihr günstiges virtuelles Büro integrieren möchten, sind ein Anrufbeantworter, eine geschäftliche Postanschrift, internetbasiertes Faxen und ein gemeinsam genutzter physischer Raum. Eine Möglichkeit für ein geschäftliches Telefon ist die Verwendung eines kostengünstigen oder kostenlosen Voice-over-Internet-Protokoll-(VOIP)-Dienstes, mit dem Sie Anrufe überall dort tätigen oder empfangen können, wo Sie Zugang zum Internet haben. Kostenlose oder kostengünstige Faxdienste sind auch über das Internet verfügbar, wodurch Sie den Kauf eines Faxgeräts und die monatliche Zahlung für einen Festnetzanschluss vermeiden können.
Für ein kleines Unternehmen, das gerade erst am Anfang steht oder ein hohes Maß an Flexibilität benötigt, kann die Einrichtung eines günstigen virtuellen Büros eine attraktive Alternative zur dauerhaften physischen Betriebsstätte sein. Wie viel Geld Sie für die Einrichtung eines virtuellen Büros ausgeben, kann davon abhängen, wie aufwendig und funktional Sie es haben möchten. Wenn Sie ein sehr professionelles Image vermitteln möchten, gibt es Unternehmen, die komplette virtuelle Bürodienste anbieten können. Diese Dienste umfassen in der Regel einen physischen Standort, um Geschäfte zu tätigen oder Kunden zu treffen, einen gemeinsamen Anrufbeantworterdienst und eine geschäftliche Postanschrift. Diese Option ist in der Regel einfacher als die Einrichtung eines eigenen billigen virtuellen Büros und kann viel kostengünstiger sein als die Aufrechterhaltung eines ständigen Büros.
Ein günstiges virtuelles Büro kann auch über verschiedene Dienste verschiedener Unternehmen eingerichtet werden. Ein Ausgangspunkt ist eine Telefonnummer, die potenzielle Kunden, Kunden und Geschäftskontakte anrufen können. Dies kann über einen gemeinsamen Anrufbeantworter erreicht werden, der es Ihnen ermöglicht, das Bild einer professionellen Sekretärin zu projizieren, die Ihre Anrufe überwacht. Eine kostengünstigere Option ist die Nutzung eines VOIP-Dienstes, mit dem Sie Ihre eigenen Anrufe über das Internet von überall aus tätigen und empfangen können.
Auch andere Mittel der Geschäftskommunikation können in einen günstigen virtuellen Büroplan integriert werden. Ein professionell klingender Domainname kann in der Regel für sehr wenig Geld registriert werden. Diese Domain kann dann zum Einrichten einer Website und auch für E-Mail verwendet werden. Kostenlose und kostengünstige Faxdienste sind auch im Internet verfügbar, und Sie können auch den Empfang von Post an einem privaten Briefkastendienst oder einem Postfach vereinbaren. Büroräume in Gemeinschaftsumgebungen können in der Regel auch stunden- oder tageweise angemietet werden, wenn Sie einen Ort für ein Treffen mit potenziellen Kunden benötigen.