Sie können einen ausstehenden Scheck verfolgen, indem Sie die Schecknummer und den Zahlungsbetrag in Ihrem Scheckbuchbuch erfassen und den Scheckbetrag von Ihrer Aufzeichnung des verfügbaren Saldos auf dem Konto abziehen, auf das der Scheck gezogen wird. Sobald der Scheck zur Zahlung vorgelegt wird, bucht Ihre Bank das Geld von Ihrem Konto ab. Die Bank benachrichtigt Sie dann über den Abschluss der Transaktion in Bezug auf den Scheck, normalerweise durch Bereitstellung eines monatlichen Kontoauszugs, in dem der Scheck als bezahlt aufgeführt ist, und in einigen Fällen stellt Ihnen die Bank das Original oder eine Kopie des stornierten Schecks für Ihre Unterlagen zur Verfügung.
Ein Scheck ist ein legaler Zahlungsersatz für Bargeld. Jedes Scheckdokument enthält bestimmte Standardinformationen, einschließlich des Banknamens, der Bankleitzahl und der Kontonummer, die angibt, wo sich das Konto befindet, das das Geld enthält, um den Scheck zu bezahlen, und eine Schecknummer in der oberen rechten Ecke. Diese Informationen werden von den Parteien der Transaktion und der Bank verwendet, um den Scheck über das Zahlungssystem zu verfolgen.
Jeder Inhaber eines Girokontos ist dafür verantwortlich, den Saldo auf dem Konto korrekt aufzuzeichnen. Wie Bargeld können Sie mit einem Scheck eine Zahlung vornehmen, ohne die Bank vorher zu benachrichtigen oder das Geld auf dem Konto offiziell beiseite zu legen. Die Bank hat keine Möglichkeit zu wissen, ob bestimmte Geldmittel auf einem Girokonto durch einen ausstehenden Scheck belastet wurden, bis der Scheck der Bank zur Zahlung vorgelegt wird. Sobald der Scheck Ihren Besitz verlässt, gibt es buchstäblich keine Möglichkeit, ihn zu verfolgen, bis der Empfänger ihn zur Zahlung vorlegt.
Ein ausstehender Scheck kann vom Kontoinhaber bei Ausstellung des Schecks nur oberflächlich auf Papier verfolgt werden. Dann verschwindet es aus jedem Tracking-System, während der Empfänger den Scheck hält. Es erscheint wieder zur Nachverfolgung, sobald der Empfänger es zur Zahlung vorlegt. Wenn ein Empfänger den Scheck übermäßig lange hält, ohne ihn zur Zahlung einzureichen, führt dies tendenziell zu einem Problem in den Aufzeichnungen des Kontoinhabers. Das Geld bleibt auf dem Konto verfügbar, das tatsächlich durch einen ausstehenden Scheck verpflichtet ist, wodurch die Möglichkeit für eine falsche Verwaltung von Geldern und Kontoüberziehungen entsteht.
Kontoinhaber verfolgen einen ausstehenden Scheck auf Papier, indem sie ein Kontobuch führen, das zu jedem Zeitpunkt den tatsächlichen Kontostand widerspiegelt. Im Ledger erfassen Sie die Schecknummer und ziehen den Scheckbetrag vom Kontosaldo ab. Der Saldo im Hauptbuch weicht vom Saldo auf dem Konto ab, bis der Scheck zur Zahlung vorgelegt wird, spiegelt jedoch den verfügbaren Saldo der nicht gebundenen Mittel wider. Am Ende des Monats stellt Ihnen die Bank einen Kontoauszug und manchmal Kopien der stornierten Schecks zur Verfügung, damit Sie Ihr Hauptbuch mit Ihrer Kontoaktivität abgleichen können.