Technologie ist äußerst vorteilhaft für Unternehmen, die allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) in ihrer Geschäftstätigkeit anwenden und befolgen müssen. GAAP-Software stellt bestimmte Arten von Technologien dar, mit denen ein Unternehmen Finanzinformationen elektronisch erfassen kann. Die Auswahl der besten GAAP-Software kann Faktoren wie Kosten, Nutzung und Verfügbarkeit für zukünftige Upgrades beinhalten. Der Einsatz von Technologie im heutigen Geschäftsumfeld ermöglicht sowohl kleinen als auch großen Unternehmen den Einsatz von Buchhaltungssoftware. In einigen Fällen kann eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hilfreich sein bei der Entscheidung, welche Software für das Unternehmen am besten geeignet ist.
Obwohl die Technologiekosten für bestimmte Software oder Hardware mit der Verbesserung der Technologie weiter sinken können, kann GAAP-Software manchmal unerschwinglich sein. Kleine Unternehmen verfügen beispielsweise in der Regel nicht über die erforderlichen Ressourcen, um ein Buchhaltungssoftwarepaket vollständig zu implementieren. Wenn die Kosten zu einem Problem werden, kann sich ein Unternehmen für eine GAAP-Software entscheiden, die klein beginnt, und dann andere Teile zum ursprünglichen Paket hinzufügen. Ein kleines Unternehmen kann beispielsweise mit einem oder zwei Buchhaltungssoftwaremodulen zu geringen Kosten beginnen und dann mit zunehmendem Unternehmenswachstum weitere erwerben. Auch größere Unternehmen können die Software-Technologie auf ähnliche Weise nutzen, klein anfangen und bei Bedarf mehr Teile bekommen.
Der Einsatz von GAAP-Software kann sich auch auf die Wahl der Technologie in den Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens auswirken. In einigen Fällen kann es sich um empfohlene GAAP-Software von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder dem Financial Accounting Standards Board (FASB), der für die Erstellung von GAAP zuständigen Organisation, handeln. Diese Empfehlungen sind am wichtigsten für Unternehmen, die in technischen Branchen tätig sind und über spezifische Buchhaltungsprozesse für Geschäftsinformationen verfügen. Ein Unternehmen muss möglicherweise dieselbe Buchhaltungssoftware wie seine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verwenden, sodass die Übertragung von Informationen einfacher ist als die Verwendung eines anderen Softwaresystems. Die Verwendung eines Markensoftwaresystems kann am besten sein, wenn das Unternehmen, das die Technologie bereitstellt, einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt hat.
GAAP bleibt auf lange Sicht selten gleich; FASB nimmt ständig Anpassungen vor, um die Finanzberichterstattung von Unternehmen zu verbessern. Daher muss die GAAP-Software, die ein Unternehmen verwendet, auch für Änderungen der Rechnungslegungsgrundsätze aktualisiert werden können. Das Technologieunternehmen hinter der Software muss in der Lage sein, die Software für neue Rechnungslegungsvorschriften zu aktualisieren, ohne das gesamte System herunterzufahren. In einigen Fällen kann es hier tatsächlich die beste Option sein, jedes Modul zu unterschiedlichen Zeiten zu aktualisieren. Dies kann dazu beitragen, kostspielige Upgrades zu vermeiden, die schwierige Geschäftskontinuitätssituationen mit der Buchhaltungssoftware verursachen können.