Die Wahl der besten Terminerinnerung hängt von ihrer Verwendung und ihrem Zweck ab. Beim Vergleich verschiedener Terminerinnerungssysteme muss eine Person bestimmen, ob das System für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist oder verwendet wird, um andere Personen an ihre Termine zu erinnern. Ein Terminerinnerungssystem, das beispielsweise von einer Arztpraxis verwendet wird, um Patienten an einen bevorstehenden Termin zu erinnern, unterscheidet sich stark von einem Erinnerungssystem, das einfach dazu dient, einer Person zu helfen, ihren eigenen Zeitplan besser zu organisieren.
Bei der Auswahl eines Terminerinnerungssystems ist es wichtig, die verschiedenen Methoden zu berücksichtigen, mit denen das System Benutzer oder Kunden an ihre Termine erinnern kann. Viele Systeme können Erinnerungen per E-Mail, SMS oder automatisierten Telefonanrufen versenden. Für eine Person, die eine einfache Erinnerung sucht, kann ein einfacher Online-Kalender dem Benutzer eine E-Mail senden, die ihn über den bevorstehenden Termin informiert. Diejenigen, die eine Terminerinnerung für kommerzielle Anwendungen benötigen, können Systeme implementieren, die es ermöglichen, wiederholt mehrere Erinnerungen über mehrere Zustellungskanäle an Kunden zu senden, wie z. B. SMS-Erinnerungen oder Telefonnachrichten.
Viele der Terminerinnerungen für den persönlichen Gebrauch verfügen über eine Standardoberfläche. Diese Erinnerungen ermöglichen es Benutzern, nicht nur anstehende Termine, sondern auch anstehende Geburtstage, Ereignisse und Besprechungen innerhalb desselben Programms einzugeben. Die gängigeren Programme ermöglichen es dem Benutzer auch, zusätzliche Dokumente und Materialien hochzuladen, die mit einem bevorstehenden Termin verbunden sind. Diese Funktion bietet zusätzlichen Komfort, da Benutzer alle Dokumente hochladen können, die für ein bestimmtes Meeting benötigt werden, und jederzeit darauf zugreifen können.
Für kommerzielle Terminerinnerungen können Benutzer eine Liste ihrer bestehenden Kunden hochladen und wenn neue Termine geplant werden, sendet das System automatisch auf verschiedene Weise Erinnerungen an diese Kunden. Diese Funktion ist äußerst nützlich für Unternehmen, die regelmäßig Kunden einplanen, wie z. B. Arztpraxen oder Friseursalons. Ein kommerzielles Terminerinnerungssystem dieser Größenordnung bietet seinen Nutzern auch die Möglichkeit, detaillierte Berichte über die Anzahl der kontaktierten Kunden sowie die Anzahl der Kunden, die ihre Termine bestätigt oder abgesagt haben, zu erstellen. Neben detaillierten Berichten ermöglichen kommerzielle Terminerinnerungen auch die gemeinsame Nutzung von Termindaten zwischen mehreren Parteien, wodurch sichergestellt wird, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat.