El software de presentación alguna vez fue utilizado solo por empresas, y quienes trabajaban con él tenían que estar especialmente capacitados para hacerlo. Ahora, es lo suficientemente intuitivo y fácil de usar para que incluso el usuario de computadora novato lo incorpore a su vida diaria. La elección del mejor software de presentación dependerá en gran medida de los objetivos del usuario. Sus habilidades para trabajar con el software también lo guiarán hacia una elección adecuada. Al seleccionar el software, los usuarios deben tener una comprensión clara de las tareas previstas y de su familiaridad con las funciones y características del software de presentación.
Los educadores pueden encontrar que el mejor software de presentación es el que les permite crear materiales complementarios para el aula. Las características que ayudan en el reemplazo de pizarrones, carteles, rotafolios, transparencias y diapositivas anticuadas pueden ayudar a organizar lecciones, agilizar conferencias y ahorrar tiempo al permitir que el instructor enseñe en lugar de pausar y configurar físicamente y usar materiales complementarios. Es posible que algún software sea capaz de imprimir diapositivas para que los estudiantes puedan tener otra ayuda visual frente a ellos mientras se llevan a cabo las conferencias.
Para los dueños de negocios que deseen utilizar software de presentación durante las reuniones, la mejor opción puede ser una que sea interactiva. Los propietarios o gerentes de negocios que confían en los comentarios de los empleados pueden apreciar los mecanismos de respuesta de audiencia incorporados que ofrece algún software. Para las grandes empresas con ubicaciones en todo el mundo, ciertas opciones de software pueden permitir que las presentaciones se realicen de forma remota, como en las conferencias web.
El mejor software para el usuario personal es probablemente el que muestra fotografías y videos digitales en un formato de presentación de diapositivas. Las opciones decorativas ilimitadas que ayudan a los usuarios a personalizar las presentaciones de diapositivas pueden hacer que las presentaciones sean únicas y memorables. Los usuarios también pueden guardar su trabajo en formatos preferidos y hacer copias de las presentaciones para poder compartirlas o regalarlas a amigos o familiares.
Para los usuarios que no están inclinados a la tecnología, el mejor software de presentación es un programa que ya incluye imágenes prediseñadas y plantillas. En este tipo de programas de software, todo lo que se necesita para crear una presentación ya está al alcance de la mano del usuario. Los usuarios simplemente necesitan ingresar su contenido y decidir algunas opciones para que el programa genere una presentación viable para ellos.