Reconocer el fraude de nómina a menudo requiere revisar los registros de nómina en busca de indicios de que los empleados despedidos todavía reciben cheques o de que los empleados fantasmas, que son empleados que en realidad no existen, forman parte del registro de nómina. También puede verificar los cheques cancelados para determinar si todos están a nombre de empleados actuales y si los cobra la persona cuyo nombre figura en el frente del cheque. Del mismo modo, puede buscar señales de que un empleado está recibiendo pago por una cantidad sospechosa de horas. Los cheques duplicados, las direcciones postales y los números de identificación de los empleados también son a veces signos de fraude en la nómina.
Una de las formas más fáciles de reconocer este tipo de fraude consiste en revisar los datos de nómina de una empresa periódicamente. A veces, los propietarios y gerentes de negocios no revisan los registros de nómina con la frecuencia que deberían. Por ejemplo, si una persona o grupo ha estado a cargo de la nómina durante un período prolongado, es posible que sienta que su necesidad de verificar los registros de nómina se reduce. Sin embargo, este tipo de pensamiento puede permitir que el fraude de nómina continúe sin ser detectado durante un largo período de tiempo. Básicamente, la idea aquí es que si no está buscando un fraude, no podrá encontrarlo.
Para reconocer el fraude de nómina, puede comenzar examinando el registro de nómina de su empresa. Puede hacer esto independientemente de si la información de nómina se mantiene en un libro o en un programa de computadora. Debe buscar información duplicada de nombres, números de identificación fiscal, direcciones postales y números de empleados, así como registros activos de empleados que renunciaron o fueron despedidos. Además, si encuentra que algunos empleados aparecen en la lista con una cantidad inusualmente alta de horas o tienen horas en la lista para los días en que su empresa está cerrada, esto puede ser una señal de que se está produciendo un fraude de nómina.
También puede detectar el fraude de nómina revisando los cheques cancelados de su empresa. Por ejemplo, puede tener un problema si el nombre en un cheque de nómina no coincide con la firma de la persona que lo endosó. En algunos casos, esto puede ser completamente inocente, sin embargo, como en el caso de que un empleado use sus iniciales para firmar su nombre en lugar de su nombre completo. En otros casos, sin embargo, esto puede ser un signo de fraude de nómina.
A veces, observar el proceso de nómina de principio a fin puede ser útil para reconocer el fraude de nómina. En tal caso, puede notar errores que se ingresan al principio del proceso o notar que las horas y los pagos no se han calculado correctamente. De lo contrario, puede observar que algunos empleados se presentan a cobrar cheques sin la identificación o los números de identificación adecuados. Si se está produciendo un fraude, es posible que incluso algunos empleados cobren más de un cheque. También puede encontrar que los cheques no reclamados no coinciden con los de los empleados legítimos.